Hvordan skrive en forretningsreiserapport

Når du skriver en rapport om forretningsreise, stress hvordan det var en god investering for selskapet å sende deg. Dette vil bidra til å overbevise ledere om at fremtidige turer også vil være penger godt brukt. Å lage en rapport på reisen til et seminar, konferanse eller messe bør fokusere på å vise avkastning på selskapets investering.

Format på en turrapport

Med mindre du skriver en lang, formell rapport, hopper du over dekselet og innholdssiden og sammendraget. Bruk et memo-format hvis dokumentet bare skal ha noen sider, og bruk en overskrift som viser datoen, temaet til rapporten, navnet ditt og hvem som mottar det. Bruk seksjonshoder til å organisere rapporten, for eksempel Reisemål, Oversikt, Fordeler, Kostnad og Sammendrag.

Introduksjon og oversikt

Start rapporten med en oversikt som angir fakta, men gir ikke støtte eller detalj. La leseren vite hva turen var, hvorfor du ble sendt og de forventede resultatene. For eksempel kan du skrive at du dro til en messe i California for å møte viktige kunder, se nye og se konkurransen. Du kan skrive at du deltok på et forretningsmøte for å lære nye menneskelige ressurser for å hjelpe deg med å rekruttere bedre ansatte, redusere omsetningen og utvikle en bedre fordelepakke.

Rapportens kropp

Beskriv hva som skjedde på arrangementet med hensyn til hvordan eller om du møtte dine mål for å gå dit. Ikke vær redd for å fortelle din veileder eventuelle forventninger som falt kort - hvis du ikke gjør det, og han spør senere, kan du se ut som du med hensikt forlot denne informasjonen ut av rapporten. Hvis du for eksempel gikk til et messe og ikke kunne møte noen lovende nye kunder, har du kanskje solidiserte relasjoner med langtidskunder og lært ny informasjon om konkurrenter, noe som kan føre til mer forretninger eller bedre produktideer.

Gi konkrete eksempler på hendelser som er relevante for dine mål eller hva som skjedde som vil være til nytte for bedriften din. I stedet for å notere personlige fordeler som du har fått fra turen, for eksempel å forbedre kunnskapen din om en bestemt programvare, diskutere hvordan disse fordelene vil hjelpe selskapet - for eksempel ved å redusere selskapets behov for å ansette eksterne leverandører siden du har denne ferdigheten.

Oppsummer høydepunktene på turen

Bruk sammendraget til å hente høydepunktene på turen, inkludert dine forventede fordeler, uansett om du oppnådde dem eller andre, total kostnad for turen, eventuell forventet økonomisk fordel for selskapet og din anbefaling for fremtiden. Jo mer spesifikt du kan være om fordelene med reisen, desto lettere er det for dine overordnede å beregne en avkastning på investeringen.

Legg på utgiftsrapporten din

Vurder å legge ut kostnadsrapporten til dokumentet, i stedet for å oppgi detaljene i dokumentet. Inkluder de totale kostnadene for turen i dokumentet ditt, men lagre detaljer, for eksempel flybillett, losji, måltider, tips, parkering og andre reiseutgifter for kostnadsrapporten.