Hvordan skrive en forretningsforespørsel brev

Som bedriftseier har du sannsynligvis grunn til å skrive mange forespørsler - fra forespørsler om betaling til forespørsler om tilleggsinformasjon. Når du har opprettet en profesjonell og vennlig mal for slike bokstaver, kan du tilpasse den til dine fremtidige behov - og spare verdifull tid.

1.

Skriv din forespørsel brev på business brevpapir. Hvis du mangler denne ressursen, skriver du bedriftsnavnet øverst på siden i 16- eller 18-punkts typen. Velg en profesjonell skrifttype, for eksempel Arial, Verdana eller Times New Roman. Senter ditt navn, tittel og kontaktinformasjon nedenfor i en mindre skrift, for eksempel 14 poeng.

2.

Bruk en formell hilsen til din forespørsel brev, for eksempel "Kjære Ms" eller "Kjære Mr." Bruk mottakerens etternavn, men ikke fornavn, da denne altfor vennlige hilsen belyser den formelle arten av forespørselen din.

3.

Åpne brevet med en direkte og kortfattet setning som oppsummerer formålet med å skrive. For eksempel kan du si: "Som et nytt medlem av Westland Chamber of Commerce skriver jeg for å be om databasen om medlemskapet i 2012 som jeg ble lovet da jeg kom til gruppen i forrige måned."

4.

Gi en kort forklaring på forespørselen din, hvis din hensikt ikke er eksplisitt klar, og gi ytterligere opplysninger om at mottakeren kan trenge å oppfylle din forespørsel. Ta med telefonnummeret ditt og de beste tidspunktene for å kontakte deg hvis hun har spørsmål om forespørselen din.

5.

Gjør det så enkelt som mulig for mottakeren å overholde forespørselen din. Inkluder en stemplet selv adressert konvolutt slik at hun kan sende informasjon uten kostnad. Eller tilbud om å stoppe ved og hente opp informasjonen du trenger. En større bekvemmelighetsfaktor bør inspirere et raskere svar.

6.

Avslutt din forespørsel brev på en høflig og nådig notat. Takk mottakeren for sin tid og rask oppmerksomhet på forespørselen din.

7.

Proofread og rediger brevet ditt for riktig stavemåte og grammatikk. Ditt bilde avhenger av hvor godt du presenterer deg selv; Hvis du tar deg selv seriøst, vil andre også sannsynligvis også.

Tips

• Ring mottakeren hvis hun ikke har svart på forespørselsbrevet innen fem virkedager.