Eksempler på interne kontroller

Hvert firma liker å tro at dets ansatte og ledelsen er over fortalte og aldri ville gjøre noe for å skade organisasjonen. Det er imidlertid også en klok forretningsflytting å ha systemer på plass for å sikre at det går jevnt og det ikke er noen problemer. Interne kontroller er prosedyreforanstaltninger en organisasjon vedtar for å beskytte sine eiendeler og eiendom. I stor grad defineres disse tiltakene fysiske sikkerhetsbarrierer, tilgangsbegrensning, lås og overvåkingsutstyr. De betraktes ofte som prosedyrer og retningslinjer som beskytter regnskapsdata. selskapsoppgavene, kontanter og andre eiendeler. Tenk på disse kontrollene som en type forsikring; Ingen vil noen gang bruke dem, men de er gode å ha i tilfelle det er et problem.

Interne kontrolleksempler

Interne kontrollprosedyrer dokumenterer transaksjoner ved å opprette en revisjonsspor. De begrenser handlinger av ansatte ved å kreve godkjenning, godkjenning og verifisering av valgte transaksjoner. De adskiller oppgaver fordi visse arbeidsansvar er gjensidig uforenlige og, hvis de ikke er merket, tillater en person for mye ukontrollert tilgang til selskapets eiendeler. Ingen person bør kunne starte en transaksjon og deretter godkjenne den, registrere informasjonen i regnskapsposter og kontrollere resultatene som resulterer. Interne kontroller er enten forebyggende eller detektiv. Forebyggende kontroller er utformet for å forhindre feil, unøyaktighet eller svindel før det oppstår. Detektive kontroller er ment å avdekke eksistensen av feil, unøyaktigheter eller svindel som allerede har skjedd.

Kontroller generelt

God forsikring er den beste "siste resort" internkontroll en bedriftseier kan ha. Dekning av tap på grunn av ansattes tyveri kan bety forskjellen mellom å gjenopprette fra svindel eller lukke en bedrift. Forsikringsselskaper krever ofte visse spesifiserte interne kontroller som en forutsetning for dekning. Et eksempel er å kreve søknadsundersøkelse for søkere av nøkkelstillinger. Et system med forretningsskjemaer for å spore alle selskapstransaksjoner er et eksempel på interne kontroller. Forretningsskjemaer oppretter et revisjonsspor for å spore salg, kreditter, refusjon eller retur av varer; bevegelsen av inventar; innkjøp og bestilling fra leverandører; og kvittering for kontanter og betalinger.

Forebyggende kontroller

Detektive kontroller forklart

Detektive kontroller er interne kontroller designet for å identifisere problemer som allerede eksisterer. Revisjoner er et eksempel på en detektivkontroll. Månedlig avstemming av bankkontoer, gjennomgang og verifisering av refusjoner, avstemming av småkontankontoer, revisjon av lønnsutbetalinger eller gjennomføring av fysisk inventar er alle eksempler på detektive kontroller. Forebyggende og detektive kontroller kreves ofte i kombinasjon for å gi tilstrekkelig beskyttelse. Datasystemer krever forebyggende kontroller gjennom akseptabel bruk og tilgangskontroll. Datamaskinlogger må oppbevares. Logger er en form for detektivkontroll som skal gjennomgås og revideres med jevne mellomrom.

Mange hindre kontroller er basert på begrepet separerende arbeidsoppgaver. Eksempler er å forby den samme personen fra å gjennomføre relaterte transaksjoner som initiering og registrering av transaksjoner; foreta kjøp og godkjenning av utbetalinger; bestilling og godkjenning av inventar; godkjenne leverandører og foreta betalinger; motta regninger og godkjenne utbetalinger; og godkjenne avkastning og utstedelse av refusjoner. Lønn forberedelse og distribusjon plikter og godkjenning, skriving og signering sjekker bør også gjøres av ulike personer. Eksempler på interne kontroller bygget opp om konseptet om godkjenning, godkjenning og verifisering inkluderer å kreve tilsynsrevisjon og godkjenning av lønnsinformasjon før utbetaling, og krever interdepartmental dobbelt autorisasjon av lønnsdata ved regnskaps- og personalavdelinger og krever forhåndsgodkjenning av kredittkunder, leverandører og kjøp .