Slik bruker du Dropbox for bedre dokumentbehandling og teamsamarbeid

Dropbox har fleksibilitet og skalerbarhet for å gjøre den egnet for bedrifter av alle størrelser. Klientprogramvaren kjører diskret i bakgrunnen, synkroniserer filer mellom skyen og alle datamaskiner hvor Dropbox er installert, og offisielle apper er tilgjengelige for Windows, Mac, Linux, Android, IOS og BlackBerry. Du kan også få tilgang til Dropbox-filer gjennom en hvilken som helst nettleser ved å logge på kontoen din.

Bedriftsregnskap

Dropbox har spesielle planer rettet spesielt for forretningsbrukere. Disse bedriftskontoene lar deg administrere lagmedlemmer og mappegang lettere enn personlige kontoer, inkludere ubegrenset filgjenoppretting og versjonshistorikk, og begynner med 1 TB plass som kan utvides etter behov. Bedriftsadministrasjonsprogrammer som HipChat, 1Password og CloudOn kan også grensesnitt med Dropbox.

Dokumenthåndtering

Del en mappe mellom lagmedlemmer på Dropbox, og eventuelle endringer som er gjort på en datamaskin synkroniseres automatisk til skyen og ut til alle andre maskiner som er koblet til samme konto. Takket være denne øyeblikkelige synkroniseringsfunksjonen kan alle gruppemedlemmer være sikker på å få tilgang til den nyeste versjonen av en fil, uten å måtte sende e-post til dokumenter eller sjekke versjoner. Dropbox tillater imidlertid ikke to brukere å arbeide på samme dokument samtidig; Hvis noen laster et dokument som allerede er åpent på en annen maskin, oppretter Dropbox en "konfliktkopiert kopi" og markerer den med en bruker og tidsstempel. Disse to versjonene kan da slås sammen manuelt når det er nødvendig.

Lagsamarbeid

Administratoren av en Dropbox for Business-konto kan utpeke gruppemedlemmer og kontrollere hvordan disse medlemmene kan dele mapper og filer. Det er også mulig å kontrollere hvem som kan invitere nye medlemmer til teamet og dermed de delte mappene du jobber med. Hvis du trenger å dele skrivebeskyttede lenker med de som er utenfor teamet, gjør Dropbox det også mulig. Da Dropbox tilbyr toveis synkronisering fra alle datamaskinene den er installert på, kan lagmedlemmer jobbe sammen på prosjekter enten de er på samme kontor eller på den andre siden av verden.

Andre funksjoner

Dropbox for Business-kontoer gir også detaljert rapportering og logging, slik at du kan se hvilke lagmedlemmer er logget på, hvem har endret hvilke dokumenter og få varsler når nye enheter eller datamaskiner er koblet til. Blant sikkerhetsfunksjonene som er innebygd i Dropbox, er to-trinns bekreftelse (slik at et passord kreves når du logger på en ny enhet), 256-biters AES-kryptering, og muligheten til å fjerne forbindelsene eksternt fra det sentrale administrasjonsgrensesnittet. Mobilapper gjør det mulig for brukerne å få tilgang til filer på farten, men filer synkroniseres ikke automatisk i den andre retningen på mobile plattformer og må lastes opp manuelt hvis de endres.