Hvordan skrive en forretningsrapport til en leder

Bedriftsledere bruker rapporter for å få en større forståelse av prosesser og protokoller innenfor en avdeling eller et arrangement. Bedriftsrapporter dekker svært spesifikke revisjonsområder. Selv om det kan virke skremmende å skrive en bedriftsrapport til en overlegen, hjelper noen av de vanlige retningslinjene at rapportens forfatter holder seg på sporet slik at han kan lage et meningsfullt dokument.

Kontroller kontormaler

Noen virksomhetsorganisasjoner har maler eller skriveguider om hvordan man skriver rapporter som er spesifikke for selskapets standarder. Ta kontakt med en veileder om hvorvidt du har tilgang til relevante maler. En mal gjør det lettere å gå i seksjoner etter seksjon ved å fylle ut de nødvendige dataene. Hvis du ikke har en eksisterende mal, hold deg til de grunnleggende retningslinjene, som en mal for rapporten.

Vanligvis bruker virksomhetsskriving blokkformatering, slik at seksjonene vil strømme ned på siden rettet mot venstre margin. Bruk lettleste fonter som Courier eller Times New Roman, og hold skriftstørrelsen på 12. Bruk fet skrift for seksjonshodene, slik at de vil skille seg ut. Lengre rapporter drar nytte av en forsiden og en innholdsfortegnelse.

Rapportens formål

I denne delen av rapporten, tenk som en journalist. Tenk på publikum og formålet med rapporten. Tittel rapporten på en klar måte som definerer formålet med rapporten slik at utøvende kan enkelt fortelle hva temaet er. Bruk første ledd eller to for å definere formålet mer detaljert. Oppgi målene for rapporten. For eksempel kan en rapport med tittelen "Sammendrag av implementering av sikkerhetsprotokoll på stedsteder", ha flere mål. Disse målene kan omfatte "å gjennomgå den eksisterende sikkerhetsprotokollen, identifisere bekymringer og definere mål for forbedrede opplærings- og sikkerhetsguider."

Se gjennom bakgrunnsdata

Ta et avsnitt som utdyper bakgrunnen som er relevant for hvert mål. Se på data du har tilgjengelig, inkludert nylige hendelsesrapporter, tilbakemeldinger fra kunder eller medarbeiderundersøkelser. For sikkerhetsrapporteksemplet, vurder historisk data du har om eksisterende bedriftssikkerhet, inkludert kjent statistikk. Inkluder industristandarder, hvis det er aktuelt. Oppgi eksisterende eller nye forskrifter og diskutere eksisterende opplæring og protokoller for nettstedssteder. Diskuter hva selskapet eller avdelingen har det bra, hva som kanskje ikke er en god praksis og hva som kan være galt.

Diskuter potensielle rettsmidler

Hvis det finnes løsninger, bruk et avsnitt som forklarer dem. En ny sikkerhetsklasse som tilbys av Occupations Safety and Health Administration (OSHA) kan være tilgjengelig som et onsiteverksted. Oppdaterte førstehjelpspakker og forbedret første-respons-protokoll kan bidra til å forbedre avdelingens sikkerhet. Dette er bare et par eksempler på hvordan du skal lete etter områder i din spesifikke nisjeproduksjon som kan gi løsninger på problemer.

Oppsummer kjerneidéene

Et avsnitt som oppsummerer hele rapporten, dens mål og mulige rettsmidler, gjør det enkelt for ledere å skanne dokumentet for relevant informasjon. Dette avsnittet må være konsistent og må gjenta formålet med rapporten, rådgivning om potensielle løsninger eller forbedringer.

Bruk spesifikt språk

Vanligvis har ledere like bunnlinje-ideer og har ikke tid til blomstrende språk. Selv om dine meninger kan være relevante når du diskuterer rettsmidler, unngå åpenlyst følelsesmessig språk. For eksempel er det en forskjell mellom å si: " Førstehjelpsklasser reduserer alvorlig skade i vår bransje ", og " Førstehjelpskurs er absolutt nødvendig fordi mine medarbeidere desverre vil dø uten det ." Når det er mulig, hold deg til fakta for å støtte meninger.

Det er også viktig å unngå vurdering av hva de ansatte gjør. Å peke på noe galt er en ting, men overlate dommen hjelper ikke med å flytte samtalen mot produktiv forandring. Igjen, tenk som en journalist som forsøker å videresende fakta så objektivt som mulig.