Den beste måten for HR å forklare en W-4

Det er opp til dine ansatte å fylle ut deres W-4 skjema på riktig måte og sende dem til lønnsavdelingen i tide. Skjemaet kan imidlertid være forvirrende, så det er best om menneskelige ansatte forteller viktigheten av å fylle ut skjemaet riktig for alle nye ansatte.

Treningsmetode

Hvis flere ansatte er ansatt rundt samme tid, kan du forklare skjemaet for dem alle samtidig. Hvis de blir ansatt på forskjellige tidspunkter, forklarer du skjemaet til hver av dem separat. Personlig videresend informasjonen i stedet for å stole utelukkende på elektroniske opplæringsveiledninger eller håndbøker. Dette gjør at ansatte kan stille spørsmål og få svar på stedet.

kvoter

Send betydningen av kvoter på W-4. Forklar at godtgjørelser senker sin skattepliktige inntekt, og hvis de krever mer enn de har rett til, kan de ende opp på grunn av at Internal Revenue Service kommer skattetid. Gå gjennom linjene A til og med G i arbeidsavsnittet Personlige tillatelser med hver ansatt for å komme til den nøyaktige summen for linjen H i regnearket og til slutt for linje 5 i Medarbeiderens Innholdsavgiftssertifikat-del av W-4.

Arkiveringsstatus

Oppgi virkningsfyllingsstatusen for å holde tilbake. Enkel status er den høyeste skattekonsollen og gift status er den laveste. Hvis en gift medarbeider ønsker mer skattholdig, fordi både han og hans ektefelle jobber, kan han velge alternativet "Gift, men hold igjen ved høyere single rate" -alternativ. Han bør sjekke den aktuelle innleveringsstatusen på linje 3 i kvitteringsbeviset.

Unntatt fra tilbakeholdelse

Relay vilkårene for hvilke ansatte kan kreve unntak fra tilbakeholdelse og hvordan fylle ut skjemaet dersom de kvalifiserer for det. Fra og med 2013, hvis noen andre kan kreve at arbeidstakeren er avhengig av selvangivelsen, og hvis arbeidstakers inntekt overstiger $ 1000 og inkluderer uopptjent inntekt på over $ 350, kan hun ikke kreve unntak på linje 7 i skjemaet.

Andre side

Mens enkelte ansatte kanskje trenger å fullføre kun side 1 av W-4, kan andre kanskje også fylle ut side 2. Forklar vilkårene for å kreve fradrag og justeringer på side 2, noe som påvirker det beløpet ansatte skal kreve på linjer H i regnearket og linje 5 på første side. Hvis arbeidsgiver har mer enn én jobb, eller hvis de og deres ektefeller jobber, bør de fullføre arbeidsarket Two-Earners / Multiple Jobs, noe som resulterer i et ekstra beløp som skal gå på linje 6 på side 1.

W-4 Konsekvenser

Forklar straffen for å fylle ut skjemaet feil eller ikke sende inn en i det hele tatt. I det forrige tilfellet kan krav på for mange kvoter føre til at IRS vurderer medarbeiderens tilbakeholdenhet for nøyaktighet og muligens sender deg et innlåsingsbrev for å endre tilbakeholdelsen til riktig beløp. I sistnevnte tilfelle må du holde tilbake til den høyeste skattekonsollen av enkeltstatus med null tillatelse til arbeideren vender i skjemaet. Også IRS kan belaste ansatte som legger falsk informasjon om deres W-4s en $ 500 straff.

betraktninger

Oppfordre ansatte til å gjennomgå sine W-4s hvert år, og, hvis det er aktuelt, å sende inn en ny i tide for lønnen de vil at endringen skal skje. Henvis til IRS online kalkulator, som kan hjelpe dem til å fylle ut skjemaet på riktig måte, slik at de ikke betaler for mye eller underbetaler føderal inntektsskatt.