Hvordan skrive forretningsminutter

En samvittighetsfull innsats er nødvendig når du tar protokollen under et forretningsmøte. Protokollen dokumenterer viktige opplysninger som ble diskutert og eventuelle beslutninger som ble gjort under møtet. Informasjonen brukes ofte til referanse eller bakgrunnsmateriale til fremtidige møter. Derfor, som en liten taker, må du ha eksepsjonell lytte- og skriveferdigheter sammen med evnen til å finne frem til de aktuelle aspektene av diskusjonen som skal registreres.

1.

Ankomme på møtet tidlig, slik at du får god tid til å bli avgjort og organisert. Gå gjennom dagsorden og all relevant informasjon for å få en forståelse av formålet med møtet og å kjenne de problemene som krever beslutninger.

2.

Klargjør en mal i henhold til møte dagsorden. En organisert mal lar deg registrere informasjonen på riktig sted. Hvis for eksempel fire på dagsordenen er "Nåværende sikkerhetsproblemer", må element fire på malen være det samme.

3.

Ta opp de grunnleggende opplysningene til møtet, inkludert dato, sted, tid og emne. Skriv ned hver person som er til stede, sammen med møtelederen eller lederen.

4.

Legg merke til folkene som kom sent til møtet; de må oppdateres på informasjonen de savnet. På samme måte registrerer navnene på de som ikke var i møte, fordi de også må informeres om informasjon og avgjørelser.

5.

Parafrase hendelsene og diskusjonene i møtet. Unngå å prøve å skrive ned alt som ble sagt; Møte notater bør være en oversikt over diskusjonen. Ta opp eventuelle handlinger som må tas med eventuelle beslutninger som ble gjort.

6.

Se gjennom notatene dine umiddelbart etter at møtet er avsluttet. Venter for lenge kan føre til at du glemmer viktig informasjon. Forklar eventuelle fakta eller beslutninger som krever det så snart som mulig.

7.

Ordne møtet minutter inn i en pent organisert skrevet rapport. Ha møtelederen eller arrangøren gjennomgå rapporten for å sikre nøyaktighet. Gjør eventuelle endringer som kreves og distribuere den endelige rapporten til møtedeltakerne og til de som ikke var til stede.

Tips

• Sørg for at du ikke spiller en dobbel rolle ved å delta i møtet mens du også tar protokollen. Det kan være vanskelig å korrekt registrere notater mens du gjør noe annet. Hold oppmerksomheten fokusert på å ta protokollen.
• Velg en metode for å holde minutter som fungerer best for deg. Papir og penn er et alternativ, som det er en bærbar datamaskin. Du kan også vurdere å registrere møtet med en stemmeopptaker.