Hvordan skrive en HR-rapport

Personaleavdelinger er pålagt å opprettholde nøyaktige ansattes rekord. Når det oppstår problemer, skrives det en rapport for å dokumentere hendelser i en ansattes permanente HR-fil. Dette beskytter arbeidsgivere som kanskje må bevise handlinger, som trenger å advare ansatte om regelbrudd, eller å rettferdiggjøre administrative handlinger som for eksempel å skyte for forbudte handlinger. Når du skriver en rapport, må du huske på potensielle juridiske bruksområder for rapporten, som kan omfatte seksuell trakassering, hvitvasking av penger eller andre alvorlige påstander.

Skriv en introduksjon

Forklar hva HR-rapporten handler om. Gi navn til relevante parter, aktuell dato og hvorfor rapporten er nødvendig. Introduksjonen setter tonen for hele rapporten, som burde være ugyldig av meninger. Bruk enkelt språk og angi fakta. Hold ting enkelt og til poenget.

Prosess og bakgrunn

Rapporten trenger å sitere selskapets retningslinjer og prosesser for å håndtere hendelsen. For eksempel, hvis en ansatt anklager en annen for diskriminering, forklare selskapets anti-diskrimineringspolitikk og hvilken opplæring som kreves for ansatte, enten når de er ansatt eller regelmessig. Oppgi hvordan de ansatte er relaterte, om de jobber i nærheten av hverandre i samme avdeling eller på helt forskjellige områder, men kan se hverandre i lunsjrommet. Oppgi eventuelle tidligere klager mot den person som er anklaget for feil.

Hendelsen

Oppgi fakta, som forklart i klagen. Inkluder eventuelle bekreftende data med HR-rapporten, for eksempel e-postutveksling eller vitnesbyrd. Pass på at så mange detaljer som mulig er inkludert i hendelsen. Oppgi dato og tidspunkt for hendelsen og eventuelle påfølgende problemer som måtte ha oppstått. Gi vitne navn, og sitat vitnesbyrd, hvor det er mulig. Ved å beskrive hendelsen, avstå fra å være dømmende. Ta med begge sider av historien, sørg for å intervjue både klageren og den anklagede.

Konklusjon av hendelsen

Beskriv evalueringsprosessen vedrørende den aktuelle hendelsen. Alvorlige klager som seksuell trakassering kan kreve juridisk eller rettshåndhevelse. Mindre alvorlige klager, som kronisk fravær, må fortsatt dokumenteres ved avslutning. Så lenge bedrifter har retningslinjer og prosedyrer som dokumenterer ansattes feil, betraktes det som regel selskapets juridiske rett til å brenne noen. Definer om ansatt er i riktig eller feil, basert på all relevant informasjon.

De neste trinnene

Det er ikke nok å avgjøre om en ansatt har feil. Definer de neste trinnene eller hvilke handlingsplaner som er nødvendige, basert på selskapets retningslinjer og prosedyrer. For eksempel, en HR-rapport skrevet om en ansatt som ble funnet å være ofte fraværende, bør merke seg om noen advarsler ble gjort som arbeidstakerhåndboken har beskrevet, og hva potensielle neste skritt er, for neste gang er det et unexcused fravær . Hvis en handlingsplan gir mening når det gjelder å løse et problem, opprett handlingsplanen og inkludere den i rapporten. For eksempel kan en handlingsplan for en ansatt som er avvist med kundesikkerhet omfatte oppdatert opplæring og nye prosedyrer for å hjelpe medarbeiderne til å lykkes.