Hvordan hilse et selskap offisielt i en e-post

Protokoll og etikettrate høyt i virksomheten. Kanskje du har vært sjokkert når en absolutt fremmed gikk opp og ringte deg etter navn - til du skjønte at du fortsatt hadde et navneskilt på lapelen din. Selv om du kanskje ikke har blitt fornærmet, var det et eksempel på hvordan å knuse en altfor tilfeldig tilnærming kan være; absolutt ikke det slags inntrykk du vil gjøre i en første kommunikasjon med en bedriftsledelse du nesten ikke visste. Selv om etikettstandarder har favorisert mer uformell oppførsel, dikterer førsteinntrykk fortsatt en forsiktig tilnærming. Du kan aldri bli ugyldig for å ha gode oppførsel.

1.

Ring assistenten til bedriftens tjenestemann som du skal skrive. Forklar at du vil sende en e-post og vil sørge for riktig e-postadresse, stavemåte av tjenestemannens navn og hvordan han liker å bli adressert. Dette er en standardforespørsel, og assistenten vil gjerne svare på dine spørsmål og kan til og med gi deg et par tips om hvordan du nærmer deg emnet som du skriver.

2.

Bruk standard e-postformat og unngå e-post stasjonære, uttrykksikoner eller søt grafikk. Mange selskaper sprer HTML-koding ut av innkommende e-post for å bevare sikkerheten. Dette etterlater en tekstmelding uten grafikk, spesialfonter og fet skrift eller kursiv.

3.

Begynn brevet ditt ved å bruke "Kjære herre" (eller fru) hvis du ikke vet tjenestemannens navn. Ellers bruk "Kjære Mr. Etternavn." "Kjære Mors etternavn" regnes som skikkelig i en forretningsinnstilling.

4.

Bruk personens faglige betegnelse, for eksempel "Jane Doe, CPA" eller "John Smith, Ph.D." For advokater, bruk "Jane Doe, Esquire" eller "John Smith, advokat i loven." Når du bruker den faglige betegnelsen, utelat Mr. eller Ms fra navnet. Bruk kun den faglige betegnelsen når du skriver forretningskorrespondanse; ellers, bruk Mr. eller Ms.

5.

Unngå blomstrende prosa, slang eller flippante kommentarer. Hold forretningskommunikasjonen din forretningsmessig. Lukk med en tradisjonell "Med vennlig hilsen" eller "Best regards", og skriv inn ditt fulle navn. Ikke bruk kallenavnet ditt, med mindre det er slik du vanligvis adresseres i forretningsinnstillinger.

Tips

• Retningslinjen bak alle vellykkede forretningskorrespondanser er respekt for den personen som brevet er adressert til. Dette betyr ikke mye overdådige komplimenter og løfter om lojalitet. Det betyr ganske enkelt å ta en hyggelig forretningstone og holde meldingen kort og kortfattet.

Advarsel

• Ikke send personlig post til en bedrift. Hvis du møter noen på en restaurant, er det riktig å nevne hva en fantastisk samtale du hadde, men utelu den delen om det varme barnet han var med eller hvor full du begge fikk på konjakk. Sett aldri noe i bedriftskorrespondanse som du ikke vil se gjengitt på en projeksjonsskjerm i en domstol.