Hvordan forklare avvik i månedsregnskapet

Bedrifter bruker variansanalyse for å sammenligne endringer i endringer i økonomien fra en måned til den neste, eller kanskje fra et kvartal til et annet eller år til år. Vanligvis sammenlignes faktiske økonomiske resultater med et budsjett, eller et budsjett er sammenlignet med en prognose. Denne sammenligningsprosessen og den resulterende avvikshjelpestyringen identifiserer problemer, undersøker problemer og gjør endringer raskt. Å sammenligne en måneds ytelse til en annen gir litt innsikt mens du samler en trendlinje som sammenligner flere måneders data side ved side, kjent som "horisontal analyse", kan tydeliggjøre plutselige endringer.

Montering av dataene

Når du sammenligner finansielle data fra to forskjellige måneder, har du den første måneden i en kolonne, den andre måneden i den neste kolonnen, og den tredje kolonnen viser den resulterende forskjellen eller variansen mellom de to første kolonnene. Bedrifter utfører typisk denne typen analyse i resultatregnskapet. Hvis du for eksempel sammenligner budsjettdata med faktisk ytelse, kan du ha budsjettert denne måneds salg på $ 10 000. Ditt faktiske salg kom inn på $ 8000, så du har en budsjett til faktisk variant på $ 2000.

Positive avvik

En budsjettvariasjon er positiv eller gunstig når faktiske resultatresultater er høyere enn budsjettforventninger, eller utgiftene er lavere enn budsjettet. Du analyserer disse variantene på måter som relaterer seg direkte til linjeposten. Hvis du for eksempel finner en positiv salgsvariant, gjør du forskning for å finne ut om det skyldes høyere enn forventede salgspriser, større salgsvolum eller en mer lønnsom blanding av produkter som kjøpes av kundene dine. For faktiske utgifter som kommer under budsjettet, vil du undersøke og forstå om årsaken er en engangs eller sjeldne hendelser, om budsjettet ditt var basert på dårlige forutsetninger, eller om firmaet ditt har funnet en måte å kutte kostnader på kontinuerlig, blant annet mulige forklaringer.

Negative Avvik

Negative avvik er resultatet når salget faller under budsjettet, eller utgifter overstiger budsjettet. Både positive og negative avvik kan skyldes enten kontrollerbare interne hendelser eller ukontrollable, ofte eksternt drevne hendelser. Avhengig av typen bedrift, for eksempel en tjenestevirksomhet versus en bedrift som produserer et produkt, kan du utføre variansanalyse på bare noen av de mest relevante linjeposter i resultatregnskapet. For eksempel kan en produsent fokusere på avvik i oppkjøpskjøpsprisen eller materialutbyttet, mens et servicebasert selskap kanskje ser mer ut på arbeidets effektivitetsavvik.

Forklarer resultatene

Variansanalyse fungerer godt som et verktøy for å varsle ledelsen til potensielle forretningsprosesser som kan påvirke salg eller kostnader. Bruk objektivt, nøyaktig, direkte og unemotional språk til å presentere og forklare avvik, fordi det å være svært involvert i detaljerte forklaringer gjør det vanskelig å identifisere det nøyaktige problemet og passende løsning.

Bruk en konsekvent presentasjon, som for eksempel variansen, årsaken bak den, og den potensielle eller faktiske effekten på selskapets ytelse. Enten du sammenligner en måned med faktiske resultater til et annet eller budsjett til faktisk ytelse, gjør en forskjell. Hvis du undersøker en budsjett-til-faktisk varianse, vær forsiktig med forskjeller som skyldes dårlige budsjettforutsetninger, eller intern selskapspolitikk som fører til at budsjettmålene blir oppgitt i gunstigere, men mindre realistiske termer.