Hvordan e-post for virksomhet

Noen nye bedriftseiere gjør feilen i å behandle e-post med samme forhold som en personlig epost til en venn eller et familiemedlem. I sannhet er det viktig å respektere e-post etikett og regler slik at kontaktene dine tar deg alvorlig. Når du er stolt over hvordan du skriver din e-post, på samme måte som du oppretter formelle forretningsbrev, kan du forsikre dine kunder (potensielle og aktuelle) om din profesjonalitet.

1.

Skriv inn et emne som spesifikt adresserer virksomheten din med mottakeren. Hvis du ikke tidligere har kontaktet denne personen via e-post, kan han feile dette for spam hvis du lar emnelinjen stå tomt eller inkludere en kryptisk eller kommersiell melding. For eksempel, i stedet for å bare si «Hei, » skriv inn «Oppfølging om annonseringskampanjens resultater».

2.

Formater virksomhets-e-posten din som en vanlig forretningsbrev, bare begynn å skrive kroppen umiddelbart - ikke å legge inn mottakerens navn og adresse som toppen. Hils leseren med en enkel "Hei" og mottakerens fornavn hvis det er uformelt eller tittel og etternavn. Juster avsnittene - ingen innrykk på første linje - og skill hvert avsnitt med en tom linje.

3.

Oppdater leserens minne eller forklar hvorfor du kontakter ham i den første linjen i e-posten. Hvis du for eksempel møtte denne personen ved en bransjehendelse og diskutert annonsering i publikasjonen, så si det i den første linjen og nevne ditt fulle navn. Hvis du har et saks- eller ID-nummer som er relatert til denne kontakten, legg det frem på toppen av e-posten.

4.

Stavekontroll Skriv din e-posttekst for virksomheten for å forsikre deg om at ordene dine og setningene blir satt sammen riktig. Hvis du har lagt til kontaktens navn i e-postadresseboken din, må du kontrollere at den er stavet riktig og har riktig kapitalisering. Pass på at ditt eget navn, som vises i mottakerens "Fra" -linje, også er skrevet riktig.

5.

Avslutt e-postene dine med "Hilsen", "Vennlig hilsen" eller ingen hilsen i det hele tatt.

6.

Lag en profesjonell signatur for å avslutte alle dine e-postadresser. Dette ligner på overskriften som du vanligvis finner øverst på et forretningsbrev - den andre parten trenger å vite hvordan du kontakter deg utenom e-post. Signaturen inneholder ditt fulle navn, posisjon, adresse og andre kontaktdetaljer.

Tips

• Snakk formelt i e-postbrevet ditt, akkurat som du ville skrive om dette var et trykt brev.
• Avstå fra å legge ved vedlegg til din første e-postkommunikasjon med en bedriftskontakt, med mindre du nylig har diskutert hva du skal sende via telefonen.
• Bruk "BCC" -feltet hvis du vil legge til flere mottakere i e-posten, med mindre den viktigste mottakeren er kjent og jobber direkte med de andre mottakerne.