Slik utarbeider styrets protokoller for en to-dagers møte

Protokollen fra styremøter gir en juridisk oversikt over hvert møte. De identifiserer deltakerne og hva de bidro, samt lister de vedtakene som ble tatt på hvert møte. Når du skriver om bord minutter for et to-dagers møte, kan detaljene i hver dag være viktig, så organisere dem for å gi klarhet på hvilken dag hver aktivitet fant sted.

Styremøte Agenda

Skriv dagsordenen din for å beskrive kontaktpunkter for hver dags møte. Styremøter som planlegges å foregå over mer enn en dag, dekker generelt forskjellige emner. Den første dagen kan presentere resultatene av en revisjon med den andre dagen for diskusjon og avgjørelser. Et normalt månedlig styremøte kan følges neste dag ved en presentasjon og diskusjon av et oppkjøpsforslag eller omorganiseringsplan. Møtelageren din er et viktig dokument som beskriver hva som er planlagt for hver dag og danner grunnlaget for minuttene. Du kan velge å lage en omfattende agenda som inneholder en to-dagers skjema, eller en egen agenda for hver dag.

Dato, Tid, Sted og Deltakere

Minutter formelt dokumentere hva som skjer hver gang styret møter, innspilling av datoen for møtet, tidspunktet møtet ble kalt for å bestille, plasseringen, navnene på de som deltok, og et hvilket som helst quorum for å stemme på avgjørelser. Fordi minutter er juridiske dokumenter, bør hver dags aktiviteter rapporteres i et separat protokolledokument.

Rapporter og gammel virksomhet

Hver dag i møtet ditt vil du ha forskjellige rapporter og gammel virksomhet, med den andre dagen som gjenspeiler aktivitetene i forrige dag. Protokollen fra et tidligere møte presenteres alltid for godkjenning før rapporter og gammel virksomhet, så minutter av den første dagen bør noteres i andre dagers minutter som enten godkjent, endret eller avvist. Listerapporter og gammel virksomhet separat for hver dag, selv om de fortsetter et emne introdusert i det første møtet. Dine minutter må være en nøyaktig representasjon av hva som skjedde og når, selv om den gamle virksomheten bare er godkjent av protokollen fra forrige dag.

Ny virksomhet, diskusjon og beslutninger

Ny virksomhet kan være en fortsatt diskusjon av en rapport fra forrige dag eller et helt nytt emne. Dokument alle emner, diskusjonspunkter, diskusjonsdeltakere, bevegelser og stemmer for hver dag på dine separate protokolldokumenter. Vedlegg eventuelle støttedokumenter, for eksempel rapporter og forslag, til protokollen for dagen da de ble introdusert.

Neste møte og oppsigelse

Ved slutten av møtet i første dag bør det være en bevegelse å avbryte og reassemble dagen etter. Dokumentere denne bevegelsen og stemme på slutten av din første dags protokoll. Start nye minutter for den andre dagen, noe som indikerer at det er et overføringsmøte fra forrige dag. Behandle de avsluttende bevegelsene og stemmene på samme måte som normalt.