Slik centraliserer du kontorsutstyr

Mange småbedriftseiere oppdager å lagre kontorrekvisita på forskjellige områder, resulterer i tap av tid og penger. Forbruksartikler kan raskt bli uorganiserte eller tapt, noe som resulterer i problemer med forsyningsinventarene. Et administrert, sentralisert kontorforsyningsområde forenkler prosessen med lagring, lokalisering, utbetaling, sporing og gjenoppretting av forsyninger. Det bidrar også til å forhindre tyveri av forsyninger av ansatte som ofte oppstår når alle på et kontor har åpen tilgang til kontorrekvisita.

1.

Ta oversikt over dine forsyninger. Telle alle forsyninger, del dem inn i kategorier som "Skrivebordsmateriell" eller "Skriverrekvisita" og opprett et regneark som beskriver antall forsyninger etter type.

2.

Velg et sted å sette forsyninger, for eksempel et tomt rom eller et låst forsyningskapasitet i et åpent område på kontoret.

3.

Forbered det sentrale området for rekvisita. Hvis du plukket et tomrom, installer du skapskuffer, skuffer og hyller i dør- og skuffeskilt. Hvis du plukket et åpent område, installer du et låst dørstilskap som er stort nok til å holde alle forsyninger.

4.

Overfør forsyningene til området på en måte som organiserer dem etter type og optimaliserer plassen. For eksempel legger du løs skrivebordsrekvisita som penner, markører, papirclips, stifter og tape i gjennomsiktige, merkede skuffer i uttrekkslådene eller på senterhyllene i stedet for pappkasser for raskere identifisering. Plasser store eller tunge bokser på nedre hyller eller gulvet for bedre tilgang.

5.

Lås oppbevaringsområdet når du er ferdig med å overføre forsyningene.

6.

Opprett en policy som beskriver hvordan ansatte skal be om rekvisita. For eksempel kan du be ansatte om å sende deg e-post til deres forespørsler.

7.

Send den nye leveringsanmodningen til dine ansatte og send den inn på fellesarealer.

8.

Planlegg et møte med dine ansatte for å gå over den nye policyen. Hvis virksomheten din har ledende ansatte, må du møte lederne for å gå over politikken og deretter få dem til å møte med resten av dine ansatte for å diskutere politikken og ta opp eventuelle spørsmål.

Ting som trengs

• skap
• Bokhyller
• hyller
• Fjern plastbøyler
• etiketter

Tips

• Utfør en forsyningsinventarjekontroll med jevne mellomrom for å matche antall forsyninger som er lagret i beholdningen på lager for å bekrefte at ansatte ikke stjeler rekvisita.
• Hvis du har nok ansatte i bedriften din til å tildele to av dem å administrere forsyningsområdet, tilordne dem til å utføre alle oppgavene som er involvert i å skape og administrere et sentralisert forsyningsområde.
• Hvis du har gamle kontorrekvisita som du ikke har brukt i et år eller lenger, donerer du dem til en skole eller veldedighet, slik at de ikke tar opp lagringsplass.