Gode ​​ideer for å forbedre Time Management Ferdigheter

Små bedrifter og småbedriftseiere er like utsatt for å oppleve stress på arbeidsplassen som enhver stor bedrift eller dets ansatte. Hemmeligheten å effektivt håndtere stress - uansett størrelsen på en bedrift - ligger i å takle stressrelaterte problemer både fra et organisatorisk og individuelt perspektiv. Dårlig utviklet eller ikke-eksisterende tidsstyringsevner er en stor arbeidsplass stressor. Selv om en liten bedrift kanskje ikke har de økonomiske ressursene for å takle tidsstyringsproblemer ved å kjøpe dyrt og noen ganger komplisert tidsstyringsprogramvare, er det nok av lave kostnader og ideer og alternativer.

En organisatorisk tilnærming

En av de beste måtene å nærme seg tidsstyring fra et organisatorisk perspektiv er at en småbedriftseier først skal utvikle gode tidskompetanse og deretter bli en motiverende rollemodell for bedriftens ansatte. Innarbeide ideer for å forbedre tidsstyringsevner i et nyutviklet eller allerede eksisterende ansattes velværeprogram kan også være en effektiv måte å løse problemet på organisasjonsnivå. Vurder å legge inn timestyringstips på medarbeidsoppslagstavlen, inkludert et tidsstyringssegment i en serie lunsj og lær, og inkludere tidshåndteringsideer til prosesser og prosedyrer på arbeidsplassen.

Bruk avtalebøker

Kjøp avtalebøker til kontorspersonell, avdelingsledere og annet nøkkelpersonell. Oppgi disse medarbeiderne om å slutte å lage enkeltliste-oppgaver, som ofte blir så lange at de ikke er effektive eller brukbare. Vedta en planleggingspolicy der møter, oppgaver og aktiviteter er planlagt og tilordnet ikke bare til en bestemt dag, men også med en bestemt start- og sluttid. Hvis virksomheten bruker et kontorprogramvare som inkluderer en planmodul, er en elektronisk avtalebok et alternativ.

Reduser eller stopp avbrudd

Oppfordre ansatte til å redusere tidsavbrudd forstyrrelser ved å skape et miljø der ansatte føler seg komfortable og sier "nei." En åpen dørpolitikk, selv om den er standard i mange små bedrifter, er en åpen invitasjon til avbrudd og redusert produktivitet. Å tillate ansatte i stedet å inkludere kontortid i avtalebokplanlegging er en effektiv måte å planlegge tid for avbrudd. Vedta en policy som sier at med mindre et problem eller et problem krever en umiddelbar respons, setter ansatte tidsplaner, for eksempel på slutten av hver arbeidsdag, for å returnere telefonsamtaler og svare på e-post mottatt gjennom dagen.

Gjør planlegging en prioritet

En ukentlig 30-minutters mandag morgen planlegging møte kan sette scenen for ukes aktiviteter. Ukentlige planmøter gir ansatte bedre forståelse av hva som må gjøres i løpet av uken. Ved å inkludere en spørsmåls-og-svar-sesjon i hvert ukentlige møte, får alle muligheter til å stille spørsmål de måtte trenge til å svare og få avklaring på uklare prosedyrer som ellers kan resultere i tidsavbrudd på arbeidsdagsavbrudd. Oppfordre ansatte til å tilbringe de første 15 minuttene til 30 minutter hver dag, og opprette eller endre en daglig plan.