Fire faser som utgjør et prosjekt

Ethvert prosjekt, fra en ny virksomhet til eiendomsbygging, utføres i faser. Antall faser i et prosjekt vil variere i henhold til prosjektets type og lederens teknikker, og kan variere fra fire til seks trinn. Disse trinnene kan grupperes i fire faser som består av initiering og planlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll og avslutting.

Initiasjon og planlegging

Denne fasen brytes ofte inn i to: en for initiering og en for planlegging. Den førstnevnte innebærer budsjettoversikt, tidslinjen som trengs for prosjektleveranse, samt det overordnede målet for prosjektet. Fasen handler i hovedsak om å legge ut prosjektets oppdrag. Til sammen er det en formalisering av prosjektets kjerneidee. Planleggingsfasen deles inn i litt mer detaljert. Ledere vil vurdere hvilke konkrete trinn og oppgaver som trengs for prosjektleveranse. Hvert trinn og oppgave vil ha sine egne estimerte kostnader og tidslinje. Selv om disse estimatene ikke trenger å være helt nøyaktige, gir prosjektlederne en generell ide om prosjektets mulighet og leveringstid.

Henrettelse

Utførelsesfasen er den virkelige starten på prosjektets gjennomføring. Strenge budsjettstyring kommer inn i spill her, da prosjektet har forlatt planleggingsfasen og nå er i full gang. Ledere vil bli konsekvent oppdatert på prosjektets framgang, da de må ha full kjennskap til hvordan prosjektet kommer fra bakken. Av denne grunn vil prosjektledere konstant kommunisere med sine ansatte, motta ikke bare oppdateringer, men også problemer som prosjektet møter. Prosjektledere har også kontinuerlig kontakt med sine kunder på dette stadiet, da investorene i løpet av utførelsesfasen er mest opptatt av prosjektets utvikling.

Prosjektovervåking og kontroll

Dette tredje trinnet overlapper ofte med andre trinn. Spesielt omfatter prosjektovervåking og kontroll ledere som sørger for at oppgavene er oppfylt, og kostnadene er innenfor de tildelte budsjettene. De fleste prosjekter vil støte på problemer underveis, og slike problemer rettes på dette stadiet. Lederen vil også sørge for at prosjektets opprinnelige plan overholdes.

Prosjektslutt

Uansett hvor mange faser det er i et prosjekt, er sluttfasen alltid den siste. Fasen innebærer to elementer. Den første av disse gjør en rapport som beskriver hvordan prosjektet løp over de tre foregående faser. Rapporten vil analysere prosjektets opprinnelige mål i forhold til gjeldende tilstand og identifisere eventuelle problemer underveis, og hvilke skritt som ble tatt for å løse disse problemene. Det andre elementet i denne fasen er prosjektrevisjonen, som er prosjektgruppemøtet der gruppemedlemmene kan legge inn egen innsats angående prosjektets gjennomføring.