Federal Kontraktsadministrasjon Regler

Den føderale regjeringen tilbyr mange muligheter for å bli vunnet av små bedrifter. Imidlertid konkurrerer konkurrentene om offentlige kontrakter ikke bare om å få et svar på en søknad om forslag og håper på det beste. Som du kanskje forventer av et byråkrati, krever vinnende regjeringsarbeid forståelse for hvordan kontraktene blir administrert og hvilke regler som binder mottakerne. Noen elementer som gjelder for føderale kontrakter administrasjon er modifikasjoner, betalinger, spesifikasjoner og oppsigelse.

Unilaterale endringer

Regjeringen har lov til å foreta ensidige tilpasninger av kontrakten hvis disse endringene faller under avtalens generelle omfang. Entreprenøren kan være i stand til å endre pris, distribusjonsplan og andre elementer som nødvendig for å møte disse behovene. Eventuelle tilpasninger må falle innenfor de parametrene som kunne ha blitt vurdert av partene på det tidspunkt kontrakten ble inngått. For eksempel kan en kontrakt for å gi IT-støtte tilpasses for å endre mengden av personell som trengs for å møte forandrede regjeringens behov, men det kan ikke justeres for å be om økonomiske analytikere i stedet for programmører hvis det ikke er innenfor kontraktens opprinnelige omfang.

Betalingsbetingelser

Din føderale kontrakt vil gi detaljer om hvordan og når du skal bli betalt, og hva du må gjøre for å sikre den betalingen. Enkelte kontrakter betales i engangsbeløp ved levering, spesielt for mindre kontrakter. Andre kontrakter, som for løpende støtte, betales månedlig. Du må sende inn en faktura og dokumentere arbeidet som utføres. I mange tilfeller må du også vise at arbeidstakere er betalt tilstrekkelig lønn og overtidsbestemmelser som gjeldende. I regnskapsprogramvaren merker du og dokumenterer kostnadene for hver statskontrakt for å bistå både i fakturering og i tilfelle en revisjons- eller faktureringsstøtte senere. Noen myndigheter har spesifikke faktureringsbetingelser som må overholdes. Forsvarsdepartementet krever for eksempel at du kan fakturere og motta betaling elektronisk, så sørg for at du har disse evnene før du byder.

Mandated Spesifikasjoner

En offentlig forespørsel om forslag angir vanligvis detaljert produkt eller tjeneste som kreves. Forståelse av spesifikasjonene er viktig før du bestemmer deg for å by på, fordi du er ansvarlig for å møte dem på prisen. Mange RFPer tillater en periode for spørsmål mellom når de blir sendt ut og når forslagene er forfallen, så hvis du har tvil om hva det ordregivende organet betyr ved et bestemt begrep eller jobbkrav, få det avklart. Hvis du antar feil, kan du få kontrakten avsluttet for dårlig ytelse hvis du ikke kan oppfylle disse forventningene. Og ikke gå utover det som kreves, og tenk det som vil imponere klienten. Du kan finne deg selv i varmt vann hvis programvareproduktens tilleggsfunksjoner gjør det for tungt å jobbe i det føderale byråets systemer, eller det fungerer ikke bra med sine proprietære produkter.

Oppsigelsesretningslinjer

Føderale offentlige kontrakter angir hvordan avtaler kan avsluttes, hvis ytelse eller regjering trenger krav. Hvis det er for ytelse, må regjeringen gi deg beskjed om å enten rette opp problemet eller gjøre saken din hvorfor terminasjonen ville være urettferdig. Regjeringen kan også avslutte for å gjøre det lettere når behovene endres, og det kan ikke lenger bruke det du tilbyr - for eksempel hvis det inngår kontrakter for å gi materiale til tropper i en region som ser militær konflikt slutt tidligere enn forventet. Det er en viktig forskjell. Hvis regjeringen slutter en kontrakt på grunn av standard, må den bare betale for godkjente produkter og kan overføre kostnadene til deg dersom det er dyrere for å møte disse behovene andre steder. Hvis det er fornuftig, må det avgjøre deg for å kompensere for arbeidet du har gjort så langt og i forberedelse for resten av den nå avbestemte kontrakten.