Forklar hvorfor separasjon av plikt er viktig i regnskapet

Oppdeling av plikter i en regnskapsavdeling tjener som det primære forsvaret mot intern svindel. Å ha ansatte sjekker hverandres arbeid kan redusere feil, men enkle feil reduserer ikke overskuddet i samme grad. Små bedrifter lider uforholdsmessig fra bedrageri, og mister i gjennomsnitt 5 prosent av inntektene, eller 160 000 dollar til internt tyveri. Segregning av arbeidsoppgaver innen regnskapsgruppen minimerer muligheter for ansatte å stjele fra selskapet.

Bedrageriets trekant

Svindelforebyggende eksperter anerkjenner en "triangel av svindel" som skaper forhold til forstyrrelse. Den trekanten består av økonomisk press på ansatt, rasjonalisering av kriminelle handlinger og mulighet til å begå forbrytelsen. Segregning av plikter innenfor regnskapsavdelingen bryter trekanten ved muligheten. Å vite at andre vurderer og kontrollerer kritiske komponenter i arbeidet, endrer en ansattes oppfatning av muligheten. Gitt den potensielle kostnaden for svindel fra ansatt, gir en investering i trinn for å hindre det en god avkastning.

Regnskapspliktig svindel

Leverandørgjeld, hvis ikke overvåket riktig, gir mange muligheter for svindel. En ansatt kan opprette falske fakturaer, utbetale midler til en konto han kontrollerer. Eller han kan skrive sjekker til seg selv og registrere dem som utbetalinger til en av selskapets leverandører. Å skille plikter etter funksjon, slik at ingen kan godkjenne en faktura, opprette en ny leverandør i systemet eller utstede en kontroll, reduserer disse mulighetene. Mer enn en person bør overvåke tilbakebetalinger til leverandører, en annen kilde til svindelaktivitet. Krevende streng gjennomgang av leverandør godkjenning og kontrakt aksept også unngår tilbakebetalinger betalt av leverandører som mottar fortrinnsrett eller overbetalinger.

Andre veier for svindel

Andre funksjoner i regnskapsavdelingen gir lignende veier for svindelaktivitet. Mulige lønnssvindel inkluderer oppblåste kostnadsregnskap, falske påstander om arbeidstid og til og med "spøkelses" ansatte. I siste instans skaper tyven ansatte som ikke eksisterer, sender tidsrapporter for dem og legger inn sine lønnsslipp i egen regning. Segregering av ansettelses- og betalingsfunksjoner bryter denne lenken i trekanten. Kundekontoer skaper også muligheter for svindel. En uærlig ansatt kan rett og slett lomme kontanter fra kunder eller videreføre sjekker til egen brukerkonto. For å skjule tyveriet kan tyven avlede etterfølgende betalinger fra andre kunder i en ordning som kalles skimming.

Segregering av oppgaver i en liten bedrift

Store selskaper separerer regnskapsoppgaver i avdelinger, og gir nødvendige kontroller på midler. Å skape riktig oppdeling av oppgaver presenterer en liten bedriftseier med en utfordring, men ikke en uoverstigelig. En bedriftseier kan få banken til å levere månedserklæringen til sitt hjem. Dette sikrer at ingen ansatt har mulighet til å fjerne bevis før noen andre ser det. Når det er mulig, skal eieren tegne alle utbetalinger. Kreves to signaturer på sjekker, kan forhindre svindelkrevende skriving. To ansatte, eller eieren og bokholderen, bør gjennomgå alle bankinnskudd, lønnsposter og utgiftsposter. Denne oppdeling av oppgaver kan ikke stoppe all svindel, men det reduserer muligheten.