Eksempler på regnskapssystemer

Regnskapssystemer sporer inntekter og utgifter til en organisasjon eller et selskap. Regnskapsmetodene endres imidlertid for å passe til et spesifikt regnskapsbehov for et selskap. Regnskap for et byggfirma er mye forskjellig fra regnskapssystemet til en forhandler. En leder må definere de spesifikke regnskapsbehovene til firmaet og industrien og velge et system som oppfyller disse kravene. Noen bedrifter krever robust oppsporingssporing, mens andre selskaper trenger detaljerte rapporter om kundefordringer og arbeid i gang.

Et godt regnskapssystem bør gi ledelsesrapporter, regnskap, rapporter utarbeidet for utenforstående og tilstrekkelig informasjon til å sende innmeldinger.

Regnskapssystemer for produsenter

Produsenter lager og monterer produkter, slik at deres regnskapssystemer skal ha informasjon om lager, arbeidstid, overheadutgifter og salgskvoter. En produsent kan ha tre typer inventar: råvarer, produkter i produksjon og ferdige produkter. En produsent trenger også å vite hvor mange timetimer som brukes til å lage hvert produkt.

Lønnsystemer må spore minst tre typer personell: Produksjonsarbeid per time, administrativt personale etter lønn og selgere som betales av provisjon. Overheadutgifter må tildeles produksjonsutgifter for å bestemme de enkelte kostnadene for å gjøre hvert produkt.

Regnskapssystemer for forhandlere

Virksomheten til en forhandler består av å kjøpe og selge produkter. En forhandlers regnskapssystem inneholder en detaljert rapportering av beholdning. Disse detaljene bør omfatte nivået på beholdning, årlig omsetningsrate, fortjeneste for hvert produkt og ombestilling av poeng. Siden de fleste forhandlere kjøper mange forskjellige produkter, trenger deres regnskapssystem omfattende informasjon om status for leverandørgjeld, leveringstider og tilgjengelige rabatter.

Forhandlere selger for kontanter, så de trenger rapporter på bankkontoer og kredittkort behandlingstider og avgifter. Salgsutstyr skal kobles direkte til regnskapsprogramvaren for sanntidsrapporter.

Regnskapssystemer for distributører

Regnskapssystemene for distributører er lik de som er for forhandlere, men distributørene selger vanligvis på kredittvilkår til sine kunder, så de trenger bøffere rapporter på sine fordringer. Mer enn sannsynlig trenger flere personer på kontoret tilgang til kundefordringer, slik at de kan kontakte kunder og følge opp på sen betaling.

Som forhandlere trenger distributører detaljert informasjon om deres beholdning: kostnaden for hvert produkt, salg per produkt og fortjeneste for hvert produkt.

Regnskapssystemer for bygging

Entreprenører har forskjellige behov fra sine regnskapssystemer. De trenger evnen til å spore kostnadene og utviklingen av deres byggeprosjekter. Regnskapssystemet for entreprenører skal rapportere materialkostnadene til produkter som går inn i hvert prosjekt, hvor mange arbeidstimer som blir brukt og hva er prosessen i prosent av ferdigstillelse.

Entreprenører finansierer vanligvis kostnadene ved sine prosjekter med bankkreditter. Så bør deres gjeld ha informasjon om beløpene som er trukket ned på kreditt og forfallsdato for lån.

Regnskapssystemer for ideelle organisasjoner

Nonprofit organisasjoner må holde styr på sine givere for å identifisere hvem som gir dem penger. En NPO er forpliktet til å sende slutten av årsoppgaven av sine donasjoner til giverne for bruk med skattemelding.

Regnskapssystemene for ideelle organisasjoner skal kunne produsere inntekts- og kostnadsrapporter for presentasjoner til et styre, store givere og regjeringen. Nonprofit-ledere trenger rapporter som sporer bidrag til individuelle programmer i forhold til budsjetterte beløp.

Regnskapssystemer kommer i en rekke former som er modifisert for de ulike behovene til en bransje. Mens hovedformålet med et regnskapssystem er å spore inntekter og utgifter, er det mange forskjellige måter å gjøre det på. Bedriftsledere må gå tilbake og identifisere deres nøyaktige behov når de vurderer regnskapsprogrammer for deres firma. Ledere trenger interne rapporter modifisert for beslutningstaking, regnskap for presentasjon til investorer og kreditorer, og nøyaktige data for selvangivelser.