Skal en arbeidsgiver erstatte en lønnsslipp som ble tapt?

Hvis din ansatt mister en lønnsslipp, er det ingen størrelse-passer-alt svar på hvordan du skal håndtere det. Reglene er forskjellige avhengig av statens lover og om sjekken var tapt før eller etter at arbeideren mottok den. Det er en god ide å etablere en policy for tapt kontroll før problemet oppstår.

Tips

• Hvis arbeidsgiveren er skyldig for lønnsslippet ikke ankommer - for eksempel å skrive adressen feil, for eksempel - må han erstatte den. Andre situasjoner er mindre tydelige, men det er nok klokt å erstatte sjekken i de fleste tilfeller.

Kontrollen var i posten

Dine ansatte blir ikke betalt før det direkte innskuddet rammer banken, eller de har sine lønnsslipp i hånden. Hvis statsloven din fastsetter hvor ofte en ansatt blir betalt - en gang i måneden, hver annen uke, ukentlig - skal du levere sjekken av den utpekte lønningsdagen. Hvis ansatte mottar lønnen sin sent fordi du sendte dem på lønningstid, kan de ha grunnlag for rettslige skritt.

Hvis lønnsslippet ikke kommer til alt, avhenger det av hva som skjer neste. Hvis du har feil - du skrev feil adresse eller stakk sjekken i feil konvolutt - din medarbeider har rett til en erstatningssjekk. Hvis ansatt er feil, for eksempel fordi hun ga deg feil postadresse, er det en god sjanse for at du er lovlig av kroken. Snakk med firmaets advokat eller statlig arbeidsavdeling om statens arbeidsregler.

Når ansatte skru opp

Selv om tapet ikke er feilen din - arbeideren kastet sjekken i søppelet ved et uhell, falt konvolutten ut av lommen - du har fortsatt en ansatt som ikke ble betalt. Bytte av sjekken kan være et problem, men det kan være verdt å gjøre for å holde medarbeiderne fornøyde.

• Hvis din ansatt ikke kan finne sjekken, spør om han kan vente et par dager før han erklærer det uigenkallelig tapt.
• Hvis sjekken ikke viser ved da, ring til banken og avbryt betalingen. Hvis sjekken allerede er innbetalt, er du ikke forpliktet til å refundere arbeidstakeren hvis du ikke er i feil.

• Etter at betalingen er stoppet, må du gjenta sjekken.

Bankene krever et gebyr for å stoppe en sjekk. Du tror kanskje det er rimelig å trekke avgiften fra den nye lønnsslipp, men loven kan være uenig. Mange stater sier at du ikke kan gjøre fradrag med mindre ansatt skiller seg ut på dem. I så fall spør arbeidstakeren om å betale deg pengene separat, i stedet for å trekke det fra.

Sett en bedriftspolicy

Det er smart å ha en skriftlig politikk på plass før noen lønnsslipp går AWOL. På den måten vet du hva du kan forvente, og du trenger ikke å vinge det mens en sint ansatt krever pengene sine. Retningslinjene skal fortelle de ansatte hva loven krever og hva som skjer hvis tapet er deres feil. Ta med retningslinjene i arbeidstakerhåndboken din slik at ansatte, hvis de leser det, vil vite på forhånd hva du kan forvente.