Dokumentkontrollprosedyrer

Prosedyrer for dokumentkontroll sikrer at ansatte i bedriftsvirksomhet bruker de riktige dokumentene for å utføre sitt arbeid. Prosedyrene er en sentral del av kvalitetssikringsprosessen. De sporer dokumentforberedelse og håndtering for å sikre at de ansvarlige for dokumentasjon erstatter utdaterte dokumenter med de nyeste versjonene. Slike prosedyrer inkluderer registreringer av de ansatte som opprettet, endret og godkjent dokumenter slik at selskapet kan bestemme hvordan man skal unngå feil og forbedre kvaliteten på sine produkter og tjenester.

Opprettelse

Dokumentkontrollprosedyrer angir hvem som er ansvarlig for å lage bestemte dokumenter og hvordan dokumentopphaveren skal identifisere den. I tillegg til å gi dokumentet et navn i et foreskrevet format, må den ansvarlige medarbeider signere dokumentet for å identifisere seg som opphavsmann. Signering av dokumentet indikerer at arbeidstaker vurderer arbeidet fullført, og han må inkludere datoen som vises når han fullførte arbeidet.

Anmeldelse

Kvalitetssikringsprinsipper krever at selskapene gjennomgår mange av sine dokumenter for nøyaktighet, særlig tekniske tegninger og spesifikasjoner. Dokumentkontrollprosedyrer angir hvilke dokumenter som skal vurderes, av hvem og hvordan du registrerer en slik anmeldelse. En gjennomgangsprosedyre spesifiserer vanligvis hvilke kvalifikasjoner en anmelder må ha, og hvordan anmelder utfører eventuelle endringer som kreves i dokumentet. Det beskriver hvordan du registrerer endringer og hvor anmelder må signere for å indikere at han har fullført en vellykket vurdering.

Revisjon

Bortsett fra endringer som er gjort under en gjennomgang, skyldes nødvendige endringer i dokumentasjon ofte endringer i prosjekter eller operasjoner. Dokumentkontrollprosedyrer angir hvem som starter revisjoner og hvem som driver dem ut. Når en revisjon er fullført, mottar det reviderte dokumentet en betegnelse som lar ansatte identifisere den som den siste revisjonen fra en bestemt dato. Det gamle dokumentet mottar en betegnelse som foreldet og et tegn på at den ikke lenger er aktuell.

Erstatning

En viktig del av dokumentkontrollprosedyrene beskriver hvordan et selskap sikrer at de nyeste versjonene av dokumenter erstatter utdaterte versjoner på steder der dokumentene er i bruk. Prosedyrene angir hvem som er ansvarlig for fornyelse av dokumentasjon, ofte initiativtaker for revisjonene. På den annen side instruerer prosedyrene brukerne av dokumentasjon om identifisering av foreldet materiale og hvordan man sjekker for de nyeste revisjonene.

Eksterne dokumenter

Bedrifter må ofte bruke dokumentasjon som kommer fra utenfor firmaet. Slike dokumenter følger ikke de interne prosedyrene når de først kommer. Dokumentkontrollprosedyrer angir hvem som er ansvarlig for integrering av slike dokumenter i selskapssystemet. De beskriver hvordan du identifiserer de eksterne dokumentene, om det er behov for en gjennomgang, og hvordan du kan fortsette med revisjoner om nødvendig. Når de er integrert, sørger de ansvarlige medarbeider for at de relevante eksterne dokumentene er tilgjengelige når det er nødvendig.