Faste eiendeler og prosedyrer

Anleggsmidler representerer noen ganger de største enkeltinvesteringene for en bedrift, så hver bedriftseier bør ta seg tid til å utvikle faste eiendeler og prosedyrer. Varige driftsmidler bør adressere hvert trinn av en anleggsmas liv, fra kjøp planleggingsstadiet til pensjonering og avhendelse av eiendelen ved slutten av levetiden.

Godkjennelsesprosess og begrensninger på utgifter

Fordi anleggsmidler er langsiktige investeringer og ofte kostbare, bør bedriftseiere etablere utgiftsgrenser som krever tilleggsgodkjenning fra en ansatt på høyere nivå. Vanlige elementer som kreves av overordnet ledelse ved en godkjenningsprosedyre for fast eiendel er et brev som angir årsaken til at anskaffelsen av anleggsmidler er nødvendig, kostnadsoverslag fra tre kilder (hvis mulig) og en detaljert beskrivelse av forskjellene mellom produkttilbudene.

Asset Tagging and Tracking

Hvis firmaet ditt har mange anleggsmidler av samme type, for eksempel datamaskiner og eksterne enheter, bør du investere i eiendomsmarkeringer og tilordne hvert anleggsmiddel et unikt aktivnummer. På hjemmekontoret bør du opprettholde en hovedliste over alle anleggsmidler og den nøyaktige plasseringen av eiendelen. Merking og sporing av fast eiendel er spesielt viktig hvis du har flere forretningssteder, eller hvis dine ansatte bruker utstyr på arbeidsplasser. Hver gang en ansatt flytter et anleggsmiddel til et annet kontorsted eller arbeidssted, bør bevegelsen noteres på anleggsmessig logg.

Produkt registrering

De fleste anleggsmidler leveres med produsentens garanti. Alle anleggsmidler skal registreres hos produsenten, og enhver medarbeider som bruker eiendelen skal gis produsentens krav til å opprettholde garantien. Garantiinformasjon på alle anleggsmidler bør lagres på en sentral plass, slik at den er lett tilgjengelig hvis du trenger garantiservice.

Regnskap for faste eiendeler

Anleggsmidler er, etter Internal Revenue Service-definisjonen, varer som har en levetid på mer enn ett år. Fordi eiendelene ikke forbruks av virksomheten i året som er kjøpt, krever IRS virksomheten å bekoste en del av kostnaden av eiendelene over deres brukstid som utpekt av IRS. Utgiftsprosessen kalles avskrivninger. Fordi avskrivningsberegninger kan være komplekse, bør eiere investere i programvare som opprettholder en fast aktivitetsliste og beregner avskrivninger.

Fast pensjonsordning

Bedriftseiere skal gi ansatte en policy for fast eiendomspensjon. Når et anleggsmiddel blir foreldet, må riktig varsling komme til den ansatte som opprettholder anleggsmessig logg, slik at aktivet kan fjernes fra loggen og taggetummeret er pensjonert. Regnskapsavdelingen må være oppmerksom på anleggsmessig pensjonering for å fjerne eiendelen fra avskrivningsplanen og foreta de relevante journalpostene til regnskapsregnskapet. Riktig melding skal inkludere sporingsnummeret for fast eiendom, en beskrivelse av eiendelen og eventuell inntekt som oppnås ved salg av eiendelen dersom den selges.