Unexcused Absences and Labor Laws

Ansattefravær kan være kostbare, spesielt hvis du trenger å ansette midlertidige arbeidstakere eller betale overtid til andre ansatte for å sikre tilstrekkelig bemanning for bedriften din. Fravær faller inn i tre kategorier: unnskyldt (godkjent på forhånd av en veileder); unexcused (ikke godkjent på forhånd) og ingen feil (de ikke er klassifisert). Unskyldt og ikke-feil fravær anses generelt som en kostnad for å drive forretning, men det er viktig for små bedrifter å kontrollere kostnadene fra unexcused fravær. Å forstå lovene knyttet til fravær kan hjelpe dine virksomhetsstyringskostnader, samtidig som du unngår lovlige fallgruver.

Fritatte og ikke-fritatte ansatte

Lov om lønn i fravær gjelder forskjellig for fritatt mot ikke-fritatte arbeidstakere. De fleste ansatte, kategorisert som ikke-eksporterte, er dekket av Fair Labor Standards Act lønnings- og timeregler og kan bli dokket for all tid savnet fra jobb. Unntatt ansatte er unntatt fra FLSA-regler; De vanligste unntakene gjelder for administrativ ledelse, ledende og profesjonelle ansatte, IT-fagfolk og utenfor salgspersonell.

Hvis en fritatt arbeidstaker har arbeidet når som helst i løpet av lønningsugen, kan hans lønn ikke bli dokket uten å risikere tap av sin fritatte status. Tap av fritatt status betyr at du må betale 1 1/2 ganger sin rate for hver time han har jobbet utover 40 med tilbakevirkende kraft og fremover. Imidlertid vil en skriftlig politikk som angir et visst antall syke eller personlige dager, tillate deg å telle savnede dager mot dette nummeret; Hvis den fritatte arbeidstaker overskrider dette nummeret, kan du betale en avgift og, med mindre arbeidstakeren oppfyller andre kriterier, ta disiplinære tiltak.

Sykdom, funksjonshemning og skader

To andre føderale lover regulerer fravær for sykdom eller uførhet og gjelder både fritatt og ikke-fritatt arbeidstakere. Family Medical Leave Act gjelder for bedrifter som sysselsetter mer enn 50 arbeidstakere; Det krever at arbeidsgivere gir arbeidstakere opptil 12 uker ubetalte men arbeidsbeskyttet permisjon årlig for egen alvorlig sykdom eller omsorg for nyfødte, nyopptatte eller syke familiemedlemmer. Det tillater også permisjon når familiemedlemmer er i militæret. Permisjonen kan bli tatt etter hverandre eller intermittent. The Americans for Disabilities Act gjelder virksomheter som sysselsetter mer enn 15 arbeidstakere og krever at du gir forlenget ferie om nødvendig for å imøtekomme behovene til en ansatt med funksjonshemming. Det krever også at du ikke diskriminerer denne ansatt i ansettelser eller kampanjer på grunn av funksjonshemming eller behov for ekstra ledig tid. I tillegg til føderale regler har stater sine egne lover som beskytter arbeidstakere som må ta seg fri for skader som opprettholdes på jobben.

Tilstedeværelsespolitikker

Den beste måten å håndtere fravær er å utvikle en tilstedeværelsespolitikk som oppfyller bedriftens behov og overholder loven. En politikk for lydtilstedeværelse bør omfatte alle følgende: tardiness, sykdom, personlig virksomhet, familie og medisinsk permisjon (inkludert militærlov) og uførepermisjon. Politikken bør være spesifikk. For eksempel, hvor snart etter et skift, må en ansatt ringe om hun er syk for å unngå disiplinær handling? eller hvor mye varsel må en ansatt gi en veileder for et unnskyldt fravær? Politikken bør også tydelig angi hva som utløser disiplinære tiltak og hvordan denne disiplinen vil utvikle seg. For eksempel vil den første forekomsten av et unexcused fravær eller nødtilfelle uten å ringe utløse en verbal advarsel; den andre en skriftlig advarsel, og den tredje kan være grunnlag for oppsigelse. Kommuniser politikken skriftlig til ansatte og trene veiledere. Når du er blitt utviklet, gjelder politikken konsekvent for å unngå diskrimineringskrav.

Ingen feil fravær

Noen selskaper utvikler en policy om ikke-feil fravær. Under dette systemet blir det ikke forsøkt å klassifisere fravær som unnskyldt eller unexcused; I stedet får hver ansatt et bestemt antall dager uten jobb, for å bruke som ønsket. Progressiv disiplin brukes når arbeidstaker overskrider antall tillatte fravær. Selv om dette systemet kan virke lett å administrere, uten å vite hvorfor ansatte er fraværende, kan det oppstå problemer med å bevise at du har overholdt FMLA. Denne typen system kan også mislykkes i å oppfylle dine forretningsbehov i detaljhandel eller call center situasjoner når dekning i bestemte timer er kritisk.

journalføring

Riktig opptak er viktig for å unngå søksmål. For eksempel kan arbeidstakere hevde at de har jobbet i årevis i en uformell "comp time" satt opp, spore sin egen overtid og deretter ta ekstra permisjon for å kompensere overtid. Hvis du mangler offisielle tidsposter, kan du ikke bevise annerledes. Mange lønnsystemer kan spore fravær og skille mellom typer fravær. Hvis din bedrift ikke har denne typen mulighet, utvikler du en annen måte å spore individuelle fravær og skrive og skrive inn hele virksomheten.