Skrive en teknisk opplæringshåndbok

Som bedriftseier kan du oppdage at du må utvikle en teknisk opplæringshåndbok for dine ansatte eller for dine kunder. Enten du velger å skrive håndboken selv, tildele prosjektet til en av dine kunnskapsrike medarbeidere, eller outsource skrivingen til en entreprenør, bør utviklingen av håndboken følge visse retningslinjer slik at den tilfredsstiller behovene hos de som skal bruke opplæringsmateriellet .

Identifiser målgruppen din

Før noen av skriftene eller undersøkelsene er gjort, identifiser hvem som vil bruke håndboken. Hvis materialet er for kundene dine, trenger de instruksjoner som er strukturert mot en begynnende bruker. Hvis du lager håndboken for dine ansatte, må du kanskje ta med noen retningslinjer som er spesifikke for bedriften din når du skriver materialet. For eksempel, selv om et bestemt produkt kan ha en rekke muligheter, vil du kanskje begrense dine ansatte til et mindre undergruppe av disse og vil inkludere de begrensningene i treningshåndboken din.

Bestem dine mål

Etter at du har utviklet en grunnleggende profil for målgruppen din, bestemme hva målene dine er å skrive opp treningshåndboken. Generelt gir en teknisk opplæringshåndbok trinnvise instruksjoner til brukeren om hvordan du bruker et produkt. Når du bestemmer målene for håndboken din, bestemmer du om du bare skal gi grunnleggende instruksjoner eller å gå mer i dybden i bruken av produktet. For eksempel, selv om programvarens grunnleggende bruk kan være for skriving av brev, kan du også legge til flere instruksjoner for å lage et nyhetsbrev.

Innlemme visuelle

Visuelle er nyttige for å veilede brukeren gjennom trinnene som er forklart i det skriftlige innholdet i din tekniske treningshåndbok. Et flytskjema eller et diagram gir grafiske representasjoner av trinnene i teksten. Når det er aktuelt, kan fotografier eller tegninger peke brukeren til bestemte egenskaper til et produkt som er beskrevet i instruksjonene. Eksempelvis kan håndboken din gå gjennom brukeren gjennom hvordan du kobler en datamaskin til en ruteren. Et visuelt bilde av det fysiske oppsettet som viser hvor tilkoblingskabler er vedlagt, forsterker de skriftlige instruksjonene.

Skriv klart

Som en ekspert som skriver den tekniske treningshåndboken, bør du nøye vurdere ordlyden. Vurder kunnskapsnivået som målgruppen har når du skriver. Hvis de trenger treningshåndboken, vet de sannsynligvis ikke mye om produktet. De kan heller ikke forstå akronymer eller industrijargong som kommer naturlig for deg. Forklar hvert akronym ved første gangs bruk og unngå jargong. Forklar trinnene tydelig i enkle setninger. Opprett kapitler som er logisk delt inn i separate underemner. Ha en tredjeparts test instruksjonene for å være sikker på at informasjonen er klar og oppnår de ønskede resultatene.