Ulempen ved et standardmemo for kommunikasjon i næringslivet

US Navy bruker et helt kapittel i sin 2010 korrespondansehåndbok til riktig utføring av notater. Dokumentet dekker formatering og formål med ulike typer memorandum, inkludert de som er utformet for å registrere notater, dokumentere en muntlig avtale, kunngjøre en beslutning og skissere prosedyrer. Kritikere kan hevde at standardmemo er en utdatert kommunikasjonsmodus, spesielt for bedrifter, i en verden av e-post, tekstmeldinger og videokonferanser.

Lengde og fokus

En ulempe med standardmemoer er at de er utformet for å inneholde en eller to sider med informasjon. Dette gjør dem til et mindre enn nyttig verktøy for å kommunisere komplekse emner. Notater er også ment å fokusere på et enkelt emne, så de er ikke et godt valg hvis du trenger å formidle flere områder med informasjon til ansatte.

Kostnader og forsinkelser

Når du har skrevet et standard forretningsmemo, må du ha det trykt eller kopiert for distribusjon til dine ansatte. Dette betyr at du betaler for papiret som notatet skrives ut og kostnaden for en ansattes tid til å kopiere og distribuere kommunikasjonen. I tillegg tar distribusjonsprosessen tid, og forsinker medarbeiderens mottak av informasjon. De som ikke sjekker sin postkasse eller innboks ofte, mottar kanskje ikke informasjonen din i timer eller dager etter distribusjonen.

Formalitet

Det er en formell tone knyttet til forretningsmemoer, noe som gjør dem til et dårlig valg for å kommunisere sensitiv informasjon. Hvis du trenger å disiplinere en ansatt eller informere en gruppe medarbeidere om forestående oppsigelser, er ansikt til ansiktskommunikasjon et bedre valg. Det lar deg inkorporere ikke-verbal kommunikasjon i dine meldinger og å tolke den andres respons ved å observere kroppsspråket. Mottakerne av meldingen din kan også føles mer verdsatt av selskapet fordi du tok deg tid til å snakke med dem personlig.

Enveiskommunikasjon

Siden ledere bruker standardmemoer for å kunngjøre beslutninger eller utstedelsesdirektiver, kan disse kommunikasjonsstykkene ta en følelse av endelighet. I motsetning til et gruppemøte hvor ansatte kan stille spørsmål eller uttrykke meninger, kan et notat gi dem følelsen av et emne, ikke åpent for diskusjon.