Hvordan skrive en evalueringsrapport for en organisasjon

Evalueringer er en viktig prosess for å måle og forbedre ytelsen. Som eier av små bedrifter har du utvilsomt utført nok evalueringer av deg selv, din bedrift eller dine ansatte om at prosessen har blitt nesten den andre naturen. En evalueringsrapport er i hovedsak en formell dokumentasjon av samme prosess. Hvis evalueringen din gjelder for en klientorganisasjon, spør organisasjonen om eventuelle relaterte rapporter som har blitt utført tidligere. Ikke bare vil disse rapportene gi informasjon som bør behandles i den nåværende evalueringen, du kan også se gjennom det for å se hva kundens forventninger er når det gjelder formatering og detaljnivå.

Forberedelse

Samle og gjennomgå alle dataene som brukes til å gjennomføre evalueringen. Når du vurderer dataene, bør du ha en ide om hva rapporten vil si og hvilke konklusjoner vil bli presentert.

Identifiser de viktigste interessentene for rapporten. Disse vil inkludere de som vil lese rapporten og ha en innsats i sine funn. Interessenter varierer, men inkluderer ofte lederne av organisasjonen, klienter, leverandører, økonomiske støttemenn og ansatte. Fordi interessenter er publikum, behold deres spørsmål og bekymringer når du skriver rapporten.

Lag notater til konklusjonene som blir tydelige når du vurderer dataene. Når du kompilerer dataene og skriver rapporten, er det normalt at nye konklusjoner blir tydelige. Hold et åpent sinn og la dataene forme rapporten, i stedet for å vektlegge data som passer dine egne forutsetninger eller målene til interessentene.

Skrive evalueringsrapporten

Skriv ned overskriften for "Sammendrag" eller "Sammendrag". Dette er den første delen av de fleste evalueringsrapporter, men er vanligvis skrevet sist. Bruk denne delen til å oppsummere de viktigste punktene i rapporten etter at du har fullført de andre seksjonene.

Skriv en "Bakgrunn" seksjon som beskriver årsakene til at evalueringen ble utført. Fremhev funn og anbefalinger fra tidligere evalueringer som fører til denne rapporten.

Skriv en "Scope" -avdeling som beskriver hva som ble evaluert og datoene evalueringen ble utført.

Skriv en "Reviewers" -seksjon som viser personer og organisasjoner som utførte evalueringen.

Skriv en "Evalueringsprosess" seksjon som beskriver trinnene som ble tatt under evaluerings- og noteringsverktøyene og ressursene som brukes. Hvis mer enn en evaluering ble utført, bør prosessen for hver beskrives separat.

Skriv en "Evaluering" seksjon for hver evaluering utført. Disse kan være forskjellige typer evalueringer på samme emne eller ulike emner som blir evaluert. For eksempel kan en person ha utført telefonintervjuer, og et nettsted kan ha blitt analysert. Annet enn vedlegget, er evalueringsseksjonene vanligvis den lengste og mest detaljert.

Skriv en "Anbefalinger" seksjon, oppføring anbefalinger fra hver evaluering. Mens hver evaluering kan ha sin egen liste over anbefalinger, oppsummerer de viktigste anbefalingene på en kortfattet liste som lett kan leses og forstås av alle interessenter.

Skriv en "Referanser" -del om nødvendig, med henvisning til tredjepartsressurser som brukes til å gjennomføre evalueringen. Dette kan inkludere organisasjonspolitikk, misjonserklæringer eller bransjedokumenter om beste praksis.

Skriv en "Vedlegg" -del om nødvendig, som inkluderer data som er samlet inn under evalueringen. Dette kan ofte være ett eller flere separate dokumenter, inkludert regneark eller andre data.

Proofles hele dokumentet og fullfør delen Sammendrag. Gi et utkast til hver anmelder for å sikre at funnene er korrekt dokumentert før du skriver ut en endelig versjon av rapporten.

Tips

• Mens seksjonene som anbefales i denne artikkelen, er nyttige for de fleste evalueringsrapporter, må du huske på at rapporten din kan kreve forskjellige deler basert på selve rapporten.