Om Elektronisk Basert Human Resource Management

Manila-mapper, papirdokumenter, kopimaskiner og stål arkivskap blir en ting fra fortiden når en bedrift implementerer elektronisk-basert human resource management. Elektronisk HR-ledelse, også kjent som E-HRM, bruker nettbasert teknologi for å skape et HR-informasjonssystem. Selv om svært små eller nye bedrifter kan finne implementering av E-HRM unødvendig eller rett og slett for kostbar, tar mange på nytt etter å ha nådd en terskel på rundt 100 ansatte. Enhver småbedriftseier, selv med eksternt hensyn til E-HRM, bør imidlertid fullt ut forstå egenskapene, fordelene, begrensningene og alternativene for implementering før de bestemmer seg for å investere i et E-HRM-system.

Enkle konsepter

Som en liten bedrift vokser, kan selv den mest organisert eier eller HR-ansatt bli overveldet med å administrere og vedlikeholde et manuell HR-system. For mye arbeid og for lite tid kan være årsaken til datafeil, forsinkelser i ansettelse og trening av nye ansatte, og i verste fall scenario mangel på oppmerksomhet til HR interne kontroller. E-HRM har potensial til å endre hvordan HR-avdelingen fungerer ved å automatisere noen eller alle HR-prosesser. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, prosesser som prognoser, rekruttering, valg, resultatstyring, arbeidsflytplanlegging og ansattes kompensasjon. Automatisering kan også sikre at en liten bedrift konsekvent overholder sikkerhets- og privatkontrollens interne kontroller.

Typer, mål og verktøy

E-HRM kan implementeres helt eller delvis etter type og mål. Operativ E-HRM fokuserer på HR-administrasjonsoppgaver som lønn, administrering av ansatteinformasjon og ferie- eller tidsbegrensede forespørsler. Relasjons E-HRM støtter rekrutterings-, ansettelses- og opplæringsdirektiver og bistår bedriftseier eller avdelingsledere med ansattes resultatstyring. Transformational E-HRM fokuserer på strategiske mål som kunnskapshåndtering og HR-prognose. Hver funksjon bruker nettbaserte verktøy, for eksempel en informasjonsdatabase for ansatte, elektroniske jobbbrett på en karriere- eller forretningswebside, online ansettelsesvurderinger og e-læring og e-trening tilgjengelig for potensielle ansatte, nåværende ansatte, avdelingsledere og bedriftseier .

Kostnader Vs. fordeler

Den totale kostnaden for å kjøpe, installere, utføre opplæring og vedlikeholde et E-HRM-system, varierer betydelig. For eksempel, CostOwl.com rapporterer kostnaden for et grunnleggende HR-system for en svært liten bedrift kan kjøre rundt $ 1000. Mer komplekse klient-server-systemer som krever lisensavgift for programvare, starter på rundt $ 40 til $ 100 per bruker for en bedrift med 50 ansatte. Totale kostnader øker til omtrent $ 200 til $ 300 per bruker, men kompleksiteten til et E-HRM-system øker. Ved vurdering av direkte innkjøpskostnader er det viktig å også vurdere både direkte og indirekte kostnadsbesparelser og fordeler for virksomheten. Direkte kostnadsbesparelser, for eksempel arbeidskraft, lagring og sikkerhetskostnader, kan i enkelte bedrifter, blek i forhold til fordelene som virksomheten kan oppleve gjennom større effektivitet og produktivitet.

Begrensninger og overveielser

Ved å utvikle en full forståelse av E-HRM, er det også viktig å vurdere E-HRMs begrensninger. I tillegg til direkte kostnadsoverveielser, som selv kan være betydelige begrensende faktorer, kan det også være tankegang, kjennskap til teknologi og tillitsbegrensninger å vurdere. En av de viktigste er en tankegang noen kan ha om å flytte fra et ansikt til ansikt til et virtuelt HR-miljø. E-HRM, faktisk, depersonalize HR i det minste til en viss grad og er en begrensning som må overvinnes for å sikre suksess. Det kan også stresse eller fremmedgjøre ansatte som kanskje ikke er kjent med datamaskiner eller nettbasert teknologi. Å skape et miljø der ansatte føler seg trygge og som beskytter sikkerheten og personvernet til personlig informasjon, kan uten en sterk og effektiv internkontroll være en betydelig begrensende faktor.