Eksempler på dårlig kontanthåndteringspraksis

Alle som er involvert i virksomheten, må håndtere penger på et tidspunkt. Som småbedriftseier er det en god ide å få tak i gode og dårlige kontanthåndteringspraksis. På denne måten vil dine ansatte ikke ved et uhell koste deg penger eller muligens rane deg blind når de tror de kan komme seg unna med det.

Tidsramme

Dårlige kontanthåndteringsprosedyrer i mange virksomheter involverer ofte hvor lang tid virksomhetseier eller leder har på kontanter eller sjekker skrevet av kunder. Det er ulike grunner til at det å holde seg til pengene for lenge kan vise seg å være problematisk. For eksempel kan virksomheten din bli ranet hvis en tyv lærer at du bare legger inn penger kun to ganger i uken i stedet for hver dag. Potensialet for at pengene går tapt i den tidsrammen, kan også være en grunn til bekymring. Å tillate kontanter i skuffer å overføre fra ett skifte til det neste kan medføre regnskapsproblemer. Uansett, å holde pengene og ikke deponere det snart etter å ha det, kan det koste deg mer penger i det lange løp.

transaksjoner

Dårlig kontanthåndteringspraksis kan også finne sted på det enkelte transaksjonsnivå. Når ansatte håndterer kontanter, bør de ikke få lov til å håndtere flere transaksjoner på samme tid. Alltid kreve at ansatte håndterer bare en transaksjon slik at de ikke gjør feil. De bør også være pålagt å endre den riktige måten, ved å ta kundens penger, bekrefte beløpet og telle endringen tilbake før du plasserer kundens penger i skuffen.

Styre

En annen dårlig kontanthåndteringsprosedyre er å ha bare én person som kontrollerer pengene. Kontanthåndteringsprosessen kan være kompleks med flere trinn underveis. Å ha en person med ansvar for alle disse trinnene kan vise seg å være forvirrende, overveldende eller skjult. I stedet har en person håndtere bare ett eller to trinn underveis. Dette eliminerer potensialet for å mishandle pengene og gir en kontroll og balanserer system, siden pengene må regnskapsføres ettersom det overgår fra ett sett med hender til neste.

dokumentasjon

Ikke korrekt dokumentering av alle finansielle transaksjoner kan også vise seg å være problematisk og føre til et regnskapsmarmeri i det lange løp hvis du ikke er forsiktig. Periodisk gjennomgang av finansielle transaksjoner, inkludert registerbånd og daglige utbetalingsprosedyrer, kan bidra til å sikre at pengene styres og registreres riktig. Ikke dokumentere transaksjonene dine er en surefire oppskrift for å miste dine hardt opptjente penger.