Hva er hovedbokskoder?

Hovedbokskoder er tall du tilordner forskjellige debet- eller kredittoppføringer for å gjøre regnskapet enklere og mer funksjonelt. Ved å tildele tall til forskjellige typer gjeld eller fordringer, kan du bruke mindre tid på å skrive inn data, raskt sortere informasjonen din og lage enkle rapporter du kan bruke en gang eller ofte.

Hovedbok

En generell hovedbok er en enkel oppføring av dine faktiske inntekter og utgifter. I motsetning til et budsjettblad som viser dine forventede inntekter og utgifter, eller en fordring eller gjeldsrapport som viser hva du skylder eller skylder, registrerer en hovedbok bare transaksjoner etter hvert som de skjer. Selv om du bare har en bankkonto du bruker for virksomheten din, er det en god ide å holde en generell hovedbok for å oppdage eventuelle feil du eller din bank måtte gjøre. Gjør dette ved å utføre en månedlig avstemming, eller sammenligning av hovedboken din i kontoutskriften. Hvis du bruker en bankkonto, kredittkort og kredittkort for å betale bedriftens regninger, lar en generell hovedbok holde alle utgiftene dine i ett dokument.

Ledgerkoder

Ledgerkoder er tall du bruker til å betegne en betalbar eller mottatt etter type. For eksempel kan du betegne telefonbetalinger med en kode på 100. Strømbetalinger kan være 101. Når som helst, kan du sortere dokumentet ditt ved hjelp av hovedbokskode for å se hvor mye du har betalt for telefoner eller verktøy.

Coding

Den enkleste måten å tilordne generalkodekoder på er å starte med et tall, for eksempel 100, tilordne hver påfølgende kreditt- eller debetkategori en tall som legger til et tall til tallet. I dette tilfellet vil de første fem kodene være 100, 101, 102, 103 og 104. For å gjøre kodene dine mer nyttige, tilordne tallene en bestemt betydning for enklere sortering. For eksempel, start alle debetkategorier med tallet 1 og alle kredittkategorier med tallet 2. De to første debetkodene kan være 100 og 101, og de to første kredittkodene vil være 200 og 201. Dette vil hjelpe deg med å raskt finne alt av dine debet eller kreditter. Legg til flere tall for å gruppere andre inntekter og utgiftskategorier.

Kodende eksempler

Hvis du selger magasinutskriftsannonser, bannere på nettstedene dine og du leier din sirkulasjonsliste, kan du angi all utskriftsinntekt med tallet 2 etter ditt første kredittnummer, din bannerinntekt med en 3 og ditt nummer med en 4. I I dette tilfellet vil oppføringen for utskriftskampanje være 120, for bannerreklame 130 og for utleie av liste 140. Du kan fortsette å utvide dette. Hvis du for eksempel selger farge- og svart-hvitt-utskriftsannonser, kan du angi det tredje tallet for koden din til å være 1 for fargeannonser og 2 for svart og hvitt-tillegg. Hvis du brukte fire-tallskoder, vil koden din for fargeutskriftsannonser være 1210, og koden din for svart-hvitt-annonser vil være 1220. Dette gjør at du raskt kan bestemme ditt totale utskriftssalg og bryte ut hvor mye som kommer fra fargeannonser.

Navn Vs. tall

Snarere enn å erstatte ledgerkoder for beskrivende ord, inkludere begge. Selv om du vet at hovedbokskode 130 betyr bannerannonseinntekter, kan en ny eller erstattet bokholder eller skattpreparator kanskje ikke kjenne dine koder. Hvis du eller en midlertidig bokholder misfigurerer oppføringene dine ved et uhell, kan det hende at ord ved siden av hverandre hjelper deg med å rette feilene raskt.

Sortering / Summe / Averaging

I tillegg til å bruke lederkoder for å kjøre engangsrapporter, bruk dem til å opprette totals og gjennomsnitt for inntekts- og kostnadskategorier. Dette skaper sanntids oppdateringer hver gang du lager en oppføring. For eksempel kan sporing av totale telefonutgifter eller gjennomsnittlige månedlige kontorrekvisitautgifter med "Totalt" og "Gjennomsnitt" -celler la deg sammenligne din nåværende ytelse til budsjettet uten å måtte kjøre separate rapporter.

Eksempel på kontoer

Når du er i tvil om din evne til å sette opp et lederkodesystem, bør du vurdere å ansette en bokholder eller en regnskapsfører midlertidig for å sette opp bokføring eller programvare. Vedlikehold av et eksisterende system er generelt lettere enn å bygge fra grunnen.

Eksempler på kontanter: