Hva er oppgaver av en HR-assistent?

En personalassistent er en administrativ profesjonell som utfører en rekke transaksjonelle plikter til støtte for virksomhetenes menneskelige kapital og sysselsettingsinitiativer. US Bureau of Labor Statistics rapporterte i 2009 at vellykkede kandidater til denne rollen er vanligvis pålagt av arbeidsgivere å ha bare et videregående diplom eller tilsvarende. Denne rollen er en post-nivå posisjon, ofte brukt en stepping stone til en karriere innen menneskelige ressurser.

Ansatt forhold

Den primære plikten til en humanassistentassistent er å samle inn og administrere alle data knyttet til en virksomhetens ansatte. Dette oppnås ofte ved bruk av dataprogramvare kalt et HRIS-system (Human Resource Information System). Når en person er ansatt av firmaet, oppretter en personalassistent en ansattsfil som inneholder all relevant informasjon, inkludert kontaktnumre, profesjonell, pedagogisk historie, nåværende jobbtittel og lønnsinformasjon. Hun oppdaterer denne filen når som helst en endring, for eksempel en kampanje, lønnsøkning eller endring i arbeidsplassering, oppstår i arbeiders status. Hun legger også rutinemessig ytelsesvurderingsdata når slike hendelser finner sted.

Når en leder forlanger, oppretter en personalassistent rapporter basert på dataene som er samlet inn. Når en organisasjon ser for eksempel å identifisere høyt potensielle teammedlemmer, vil assistenten bruke HRIS-systemet til å skrive ut en liste over arbeidere som har vurdert seg bra under sine respektive ytelsesvurderinger.

Rekruttering og utvelgelse

En personalassistent er aktivt involvert i bemanningsarbeidet til arbeidsgiveren. Som kandidater søker om åpne stillinger i firmaet, samler assistenten inn og skjermer hvert CV, og overfører kun den mest kvalifiserte til rekrutteringen eller human resources manager. Han planlegger intervjuavtaler og, i noen tilfeller, gjennomfører telefon og ansikt-til-ansikt intervjuer med hver søker.

Når vellykkede kandidater er identifisert, utarbeider en personalassistent og presenterer dem med tilbudsbrev. Han koordinerer også eventuelle forutsetninger som kreves, for eksempel narkotika- og kriminell bakgrunnsundersøkelser. I tillegg kan han også lede nye retningslinjer for leieorientering.

Human Resources Administration

Fungerer som administrator for human resources-avdelingen, utfører en personalassistent alle klientoppgaver som kreves for at teamet skal kunne operere effektivt. Hun utarbeider all avdelingskorrespondanse, for eksempel arbeidshåndbøker og interoffice memorandums. Hun koordinerer alle forretningsreiser for personellmedarbeiderne. Hun samler og opprettholder også kontrakter avdelingen har med eksterne tjenesteleverandører.