Hovedboksprosedyrer

Regnskapsprogramvare inneholder to hovedtrekk: en generell hovedbok og rapporteringsfunksjoner. Hovedboken er det stykket du bruker til å skrive inn daglige transaksjoner og kilden til informasjon for finansielle rapporter. Selv om du oppretter prosedyrer for bruk av hovedboka er en god forretningspraksis, er det viktig når du har flere enn en person som gjør oppføringer.

fordringer

Mange selskaper strukturerer sine regnskapsavdelinger slik at en person skriver inn opplysninger om kundefordringer mens en annen ansatt håndterer leverandørgjeld. Dette bidrar til å forhindre dupliserte oppføringer, selv om en enkelt detaljorientert bokholder vanligvis kan holde rede på både i hovedbokaen. Gjør det klart for regnskapsansatte som er autorisert til å innlevere fordringsinformasjon, og utpeke hva som utgjør en fordring. I de fleste tilfeller er dette penger som kommer inn i selskapet eller som skyldes selskapet, for eksempel betalinger mottatt eller forventet fra kunder. Storboksen sporer utestående fakturaer samt betalinger som er gjort. Det er nyttig å gjøre det til standardprosedyre for kundefordringsmedarbeider for å opprette innskuddssedler for daglige inntekter og gruppeboggeroppføringer med innskuddsnummer. Når innskuddet er lagt opp på bankkontoen din, kan han merke innskuddet som fullført.

gjeld

Leverandørgjeld håndteres vanligvis av et seniormedlem i regnskapsansatte hvis du har flere regnskapsansatte. Leverandørgjeld registrerer pengene som forlater firmaet ditt, for eksempel utbetalinger til verktøy, leverandører og ansatte som lønn. Din betalte ansatt gjør innspillinger i hovedboken når du lager sjekker for utbetalinger, og hun markerer dem som betalt når sjekker fjerner banken. Dette hjelper med månedlige avstemminger.

Andre bruksområder

Inntekter kommer ikke alltid i form av enkle kontroller fra kunder. Hovedboksen gir deg mulighet til å spore investeringsinntekter, for eksempel renteopptjent. Det lar deg også spore salg av salg, for eksempel når du selger lastebil til å kjøpe en ny. I tillegg til forventede månedlige regninger og utgifter sporer du også engangskjøp - som den nye leveringsvognen - i hovedboken. Hvis du har flere bankkontoer, for eksempel en sparekonto, må alle overføringer mellom kontoer logges i hovedboka.

avstemminger

Hver generell hovedbokoppføring skal tilordnes en konto kode basert på sin type. Betalinger til bruksselskaper, for eksempel, skal ha samme kontonummer, selv om du kanskje bruker underkontoer for å skille dem videre. Inntekter fra leie skal klassifiseres annerledes enn fra kundekjøp. Dette hjelper deg med å fullføre månedlige avstemminger. Din senior regnskapsmedarbeider bør avstemme hovedboken i slutten av hver måned for å sikre at saldoen samsvarer med de på bankkontoen din. Hvis de ikke gjør det, bør han undersøke problemet til storboksen forsoner. Å gjøre månedlige avstemminger gjør din årlige avstemming mye enklere og sikrer at balansen og resultatregnskapet er nøyaktige hele året.

Populære Innlegg