Slik dokumenterer du en Performance Gap & Solution Strategy

En bedrift oppnår topp ytelse ved å oppnå de best mulige resultatene fra innsatsen som utøves av både folket og prosessene. Robert Bacal skriver i "Hvordan administrere ytelse: 24 leksjoner for å forbedre ytelsen", at ytelsen er optimalisert gjennom implementering av ytelsesadministrasjonsmetoder som identifiserer barrierer for optimal ytelse, samt utvikler og implementerer løsningsstrategier for å løse identifiserte barrierer.

Opptreden

Resultatet av en bedrift er målt ved sin evne til å oppnå organisatoriske mål på en operasjonell og økonomisk effektiv måte. Oppnåelse av operativ og økonomisk effektivitet krever at både forretningsprosesser og selve produktet overholder kjente basislinjer eller standarder. Slike standarder sikrer at arbeidet som utføres er nøyaktig, komplett og kostnadseffektivt, og at produsert produkt overholder spesifikasjonene.

Performance Gap

Et ytelsesgap oppstår hvis den nåværende ytelsen til en prosess, arbeidsenhet eller ansatt er forskjellig fra ønsket ytelse som reflektert i basislinjer eller standarder. En rekke problemer kan føre til en ytelsesgap, inkludert implementering av en ny teknologi som ansatte ikke er opplært til å drive, vedvarende problemer med tilgjengeligheten av viktige produktkomponenter og manglende evne til å ansette ansatte med ferdighetssettet som kreves for å utføre kritisk funksjoner.

Performance Gap Analysis

Dokumentasjonen av en resultatgapanalyse - om analysens fokus er den ansatte, aktiviteten eller prosessen - krever identifisering og registrering av ytelsesstandarder for den ansatte, aktiviteten eller prosessen som er gjennomgått, ytelsesnivået som nå er oppnådd og spesifikasjonen av "gapet" mellom gjeldende ytelsesnivå og ønsket ytelsesnivå. Utførelsesgrunnlaget bestemmes ved å undersøke organisasjonsmål; de faktiske aktivitetene som må utføres for å oppnå disse målene de eksisterende standarder som styrer ytelsen til aktivitetene de ansattes ferdigheter og / eller operasjonelle evner som kreves for å utføre aktivitetene og de begrensningene som gjelder aktiviteter som for eksempel regjeringens regelverk. Aktiviteten eller prosessene som for tiden utføres registreres så som organisasjonens operasjonelle evner og de enkelte ferdighetssettene til de ansatte som utfører aktivitetene. For eksempel, for å registrere arbeidstakeraktivitet, kan arbeidet observeres, spørreskjemaer kan sirkuleres eller arbeidsprøver kan vurderes. "Gapet" mellom ytelsesbaseline og nåværende ytelse blir deretter dokumentert for å identifisere problemer som skal løses i en løsningsstrategi. Slike hull eller behov kan være et resultat av problemer eller underskudd, organisasjonsendringer eller statlige eller lovgivningsmessige mandater. For eksempel kan ytelsesgapet være et resultat av produksjonsprosessproblemer eller innføring av ny teknologi eller utstyr, som kan identifisere behov for nytt utstyr eller ansattstrening.

Løsningsstrategi

Dokumentasjon av en løsningsstrategi krever prioritering av behovene identifisert ved gapanalysen, fastsettelsen av årsakene til ytelsesproblemene, forslaget til mulige løsninger og en beskrivelse av konsekvensene av både implementering og ikke gjennomføring av strategien. Manglene eller behovene prioriteres når det gjelder innvirkning på organisasjonens ytelse. Kjennetegn ved gapet som kostnadseffekt og juridisk mandat vurderes under prioriteringsprosessen. For de mest kritiske behovene identifiseres kildene til hullene. For eksempel, hvis jobbprestasjonen er utilstrekkelig, har ansatt kanskje ikke fått riktig opplæring. Mulige løsninger på de kritiske behovene blir deretter identifisert og dokumentert. Organisasjonsmessig restrukturering kan løse problemer med prosessflyt. Kostnaden ved å implementere den foreslåtte løsningen sammenlignes med kostnaden for å opprettholde status quo for å fastslå behov og løsninger som skal løses i løsningsstrategien.