Svakhet i Financial Management Internal Controls

Når din bedrift ikke har tilstrekkelige kontroller i økonomistyring, vet du ikke den virkelige økonomiske situasjonen i selskapet, og du kan rapportere ukorrekte beløp til myndighetene for skatt og reguleringsformål. Svakheter i økonomistyringskontroller har klare årsaker og løsninger. Du må bare identifisere problemområdene, avgjøre hvorfor kontrollene dine ikke er effektive og bruke tilsvarende korrigerende tiltak.

dokumentasjon

En stor svakhet i økonomistyring er mangel på tilstrekkelig dokumentasjon. Hvorvidt poster er i papir eller digital form, må økonomistyring kunne rekonstruere hvem som har påbegynt en handling, for eksempel en betaling; hvem godkjente det hvem endret den, hvis den ble endret som utførte det og hva resulterte fra handlingen. Tilstrekkelig dokumentasjon av aktiviteter fastslår hvem som var ansvarlig for en handling hvis et problem oppstår senere.

Funksjonssegregasjon

Kritiske aktiviteter, som å utstede kontroller, må skilles i flere oppgaver utført av ulike ansatte. Å ha samme ansatt håndterer hele prosessen utgjør en svakhet i intern finansiell kontroll. Vanligvis utsteder en person sjekken, mens to eller flere andre signerer den, og en annen ansatt sender den ut og legger den inn i bøkene. Separerende funksjoner gjør svindelaktiviteten vanskeligere.

Trening

Hvis et selskap skal utarbeide regnskap i henhold til visse standarder, må de ansatte som er ansvarlige for arbeidet være kjent med standarder, selskapspolitikker og interne kontroller. Utilstrekkelig opplæring av ansatte i nøkkelposisjoner utgjør en svakhet i intern økonomistyring.

Manglende rapportering

Mangler kan oppstå i utforming eller gjennomføring av prosedyrer, men økonomistyring må målrette begge muligheter med overvåkning som oppdager uoverensstemmelser og utsteder tilsvarende rapporter. Hvis programvare for eksempel ikke sporer viktige dokumenter eller en ansatt glemmer å utstede nødvendige skjemaer, må ansatte som har ansvaret for verifiserende dokumentasjon, utstede en ikke-samsvarsrapport.

Autorisasjon

Forsinkelse å spore godkjennelser for å sikre at ansatte ikke overskrider deres autorisasjonsnivåer, er en viktig internkontrollfunksjonssvakhet. Ansatte har tillatelse til å signere for visse funksjoner og utgiftsgrenser under hvilke de kan godkjenne utgifter. Hvis en ansatt ikke respekterer sine grenser, representerer den en alvorlig svakhet i intern finansiell kontroll.

Forsoning

Ansatte samler viktige variabler i en virksomhet fra flere kilder. For eksempel kan de ta fysisk inventar av produkter ved hånden, men også beregne lager fra mottatte produkter og solgte produkter. Manglende forsoning mellom de to kildene er svakhet i intern finansiell kontroll. Avstemming identifiserer forskjellene mellom de to kildene og finner forklaringer som resulterer i forbedringer. Manglende forsoning betyr at virksomheten ikke tar hensyn til forskjeller.