Hvordan skrive en ukentlig rapport

En ukentlig rapport er typisk ment å formidle statusen til et prosjekt. En ukentlig rapport kan også henge til en person eller et team av ansatte. Slike rapporter skrives vanligvis av et team eller en prosjektleder for gjennomgang av sine overordnede. Ukentlige rapporter er standard praksis i enkelte selskaper, og i andre er det kun satt under visse omstendigheter - for eksempel i tilfeller der et prosjekt ligger etter plan eller over budsjett.

1.

Samle informasjon om midlertidige eller pågående problemer fra lagmedlemmer. Disse kan være personproblemer, utstyrsproblemer, administrative problemer eller andre spørsmål. Prioritiser listen over problemer før du begynner å skrive rapporten.

2.

Dato rapporten. Å identifisere rapporten etter dato er uvurderlig for registrering. Hvis visse problemer vedvarer, kan lesing av tidligere statusrapporter gi en kronologisk oversikt over problemet og kanskje innsikt i det.

3.

Forbinde arbeidsaktiviteter og fremgang. Hvis enkelte deler av en jobb ble fullført, merk deg disse resultatene ved starten av rapporten. Overordnede er alltid glad for å se at målene blir møtt. Forhold også fremgang på prosjektet. Hvis prosjektet ditt er stort, deler du delene av rapporten i seksjoner. For eksempel, for et byggeprosjekt, kan du skrive om elektrisk, VVS og strukturelle problemer i tre ulike underavdelinger.

4.

Diskuter problemer som må løses. Start med nye problemer som har oppstått i løpet av uken, og avslutt med pågående problemer som er nevnt i tidligere rapporter. Å varsle overordnede til nye problemer i de første setningene kan få dem til å handle.

5.

Skriv et sammendrag for å lukke rapporten. Gjenopprett eventuelle problemer som trenger umiddelbar oppmerksomhet, samt triumfer, for eksempel å fullføre en del av prosjektet i forveien. Lukkingsseksjonen kan også forholde seg til de planlagte aktivitetene og målene for den påfølgende uken.