E-postregler for e-post

Korrekt bruk av e-post er så viktig at "netiquette" nå diskuteres. Ifølge Dictionary.com betyr dette begrepet "regler for etikette som gjelder når kommunikasjon over datanettverk, spesielt Internett." Fordi e-post er en forlengelse av en ansattes arbeidsprodukt, er avsenderen av en upassende e-post vist som uprofesjonell. Alternativt kan en effektiv e-post som får resultater, forbedre avsenderens bilde. Samlet sett er en forståelse av regler for e-etikett viktig for suksess.

Forbereder e-posten

Bedriftsemails bør følge mange av retningslinjene som brukes til skriftlig kommunikasjon. Bruk alltid riktig grammatikk og stavemåte. Unngå forkortelser, for eksempel "plz" og uttrykksikoner, for eksempel et smilende ansikt. Hovedbokstaver er reservert for vekt, siden deres bruk vurderer å rope i Internett-kulturen. Lag e-post konsis og lettlest ved å skrive en beskrivende emnelinje, bruk bulletpunkter og oppsummere nøkkelpunkter.

Sende e-posten

Tenk to ganger før du trykker på "send" -knappen. E-post er et form for kommunikasjon som kan sees av noen nedover veien. Bare kopier folk på et behov for å vite, for å unngå å overbelaste en bruker med unødvendig informasjon. Husk også at sensitive emner ofte blir bedre adressert via telefonen eller i person.

Å svare på e-post

E-post korrespondenter forventer ofte umiddelbare svar. For å administrere denne forventningen, opprett en utgående melding med annen kontaktinformasjon når du ikke er tilgjengelig. Ellers, svar på e-postmeldinger innen en rimelig tidsramme. Det er nyttig å inkludere et telefonnummer som en del av din hilsen, slik at mottakerne enkelt kan koble seg til deg på denne måten.

Deling av e-post

En e-post avsender forventer at hans adresse ikke vil bli delt for uautoriserte formål, selv om det ikke er formalisert i en personvernpolicy. Avsenderen har også ansvar for å ikke inkludere sensitiv informasjon, for eksempel kredittkortinformasjon, som kan bli brukt uhensiktsmessig av en utilsiktet part.

Bruke selskapsressurser

Emails sendt på jobb er underlagt selskapets retningslinjer. Det er vanligvis uakseptabelt å sende vitser og kjede e-post. Begrens personlig e-post korrespondanse og bruk en profesjonell e-postadresse hvis du kommer til å velge en.