Fem trinn av en budprosess

Mange små bedrifter søker å utvide sitt marked ved å by på større eller flere langsiktige prosjekter. Kontrakter kan inkludere offentlige anmodninger om forslag (RFPer) eller selskaper som søker å være den primære leverandøren av et bestemt produkt eller en tjeneste for et stort konglomeratavtale. Når du gir en kontrakt, følger du fem grunnleggende trinn for å forbedre sjansene for å bli tildelt kontrakten.

Forskning og planlegging

Dette trinnet tar deg tid til å etablere bedriftens kvalifikasjoner for å møte prosjektets behov. Det er viktig å vite at firmaet har erfaring og ressurser for å oppfylle behovene til en større kontrakt. I forsknings- og planleggingsfasen, se på din egen forretningsplan som en ressurs for informasjon. Bruk informasjon om tilbudsforespørsel, og trekk deretter ut relevante detaljer fra din egen forretningsplan og fullfør den for prosjektet. Gjør ytterligere forskning på selskapet, og legg ut budsforespørselen for å forstå oppdraget og visjonen til selskapet. Du vil bruke all denne informasjonen til å strukturere budet ditt på en måte som er skreddersydd for behovene til forespørselen.

Forbereder budet

Å skape budet krever tilpasset forretningsplanen din for å markere hvordan bedriften din kan oppfylle budsforespørselen. Vurder kostnadene for materialer, tidsramme og arbeidskraft som trengs for å fullføre budet. Husk at et bud ikke alltid er gitt til laveste pris, men blir gitt i stedet for selskapet som er best i stand til å betjene budets behov. Gå gjennom kostnadene, sørg for at de er nøyaktige og rettferdiggjøre kostnadene, basert på prosjektbehov. Vær klar over om du tilbyr rabatt eller premium-tjenester, og hvorfor det er gunstig for prosjektet.

Send budet

De fleste myndigheter som søker en RFP eller en forespørsel om tilbud (RFQ), bruker nettportaler til å sende bud. Sørg for at du lærer hvordan portaler fungerer, og at innleveringen går til riktig sted med riktig dokumentasjon vedlagt i en kombinert PDF-fil. Den lokale Small Business Administration (SBA) er en god ressurs for å hjelpe navigere regjeringssystemer. Hvis budet gjelder for en organisasjon i privat sektor, finn ut den beste metoden for budlevering. Mens digitale formater er allment aksepterte fordi de enkelt distribueres til interessenter, kan noen organisasjoner ha trykte bud. Følg deres regler for å etablere profesjonaliteten din.

Presentasjonsplattform

Hvis du har gjort alt arbeidet gjennom riktig prising og innsending av budet, kan du få mulighet til å møte det besluttende teamet som vurderer budet. I dagens digitale verden, forvent å presentere personlig eller via online møter. Vær forberedt på å svare på spørsmål om budet, gi ytterligere detaljer angående prising eller tidslinjer. Dette er ofte scenen hvor du kanskje blir spurt om dette er ditt "beste og siste" bud. Ta en avgjørelse om det er rom for justeringer og informer gruppen om at du kan gi et revidert bud hvis nødvendig. Vær sikker på å detaljere hva som endres til en lavere pris om det er kvalitet på materialer, arbeidserfaring eller annen faktor som påvirker sluttproduktet.

Få kontraktsprisen

Sørg for å finne ut når kontrakten vil bli tildelt. Mens disse tidslinjene kan endres, vil du sette inn kalendere og gi deg nok tid til å gjøre de nødvendige forberedelsene for å oppfylle kontrakten. Tildelende byråer skal ikke forvente at et prosjekt skal starte umiddelbart etter prisen, men du må starte dialog om innstilling av startdatoer. Hold kontakten med byrået ditt, noter eventuelle forespørsler om endringer i omfanget og gi tilpasninger til kontrakten for dem. Vær profesjonell og lever i tide for å øke sjansene dine for fremtidige budgivninger.