Hvordan skrive en kvittering for betaling

Kvittering på betaling kan være så enkelt eller så komplisert som du ønsker, så lenge det oppfyller dine behov, så vel som dine kunders behov. Kvitteringer kan være så enkle som et kasseapparatslip eller like tilfeldig som et skriblet notat på et stykke papir. Alternativt kan de være komplekse, for eksempel et digitalt regneark med innkjøpsordrenumre, programmerte utvidelsesberegninger og betalingshistorier.

Hva skal inkluderes på mottak av betaling

Hver kvittering for betaling skal ha navnet på virksomheten som utstedte det, datoen transaksjonen oppstod, de kjøpte varene og beløpet som ble belastet. Mange kvitteringer inkluderer også kundens navn, spesielt hvis kvitteringen representerer en innkjøpsordre som ble fylt eller hvis kjøperen og selgeren er engasjert i pågående forretningstransaksjoner med hverandre. Hvis kunden sendte inn en bestillingsordre, skal bestillingsnummeret også vises på kvitteringen for kjøperen som referanse. Hvis bestillingen vil bli levert, skal bestillingen ha kjøperens adresse og kontaktinformasjon for leveringsdriveren skal bruke.

Annen informasjon som skal inkluderes

Det er nyttig for en kjøper som har betalt for et produkt eller en tjeneste for å også ha dokumentasjon for hvordan den betalingen ble gjort. Et kvittering for betaling kan også inneholde informasjon om selve betalingen - for eksempel om det ble gjort med kontanter - eller med sjekk eller kredittkort. Det er spesielt viktig å merke kontantbetalinger fordi, i motsetning til sjekker og kredittkortbetalinger, kan kontantbetalinger ikke verifiseres etter det faktum. I tillegg til å merke betalingsformen, er det også nyttig for kundens referanse til å gi et sjekknummer eller de fire siste sifrene på kredittkortet som brukes. Kvittering på betaling kan også inneholde salgsbetingelser, for eksempel om alt salg er endelig, eller om varer kan byttes innen 30 dager, dersom kunden presenterer kvitteringen.

Bruk av betalingskvitteringer

Betalingskvitteringer er viktige skattedokumenter, og gir bevis på de virksomhetsutgiftene du skriver av på skatteformene dine. De er også nyttige for ledelsesregnskap, og gir informasjonen din bokholder trenger for å spore kjøp etter kategori, slik at du kan vurdere om utgiftene dine i et bestemt område er økonomisk bærekraftige eller konsekvente fra ett år til det neste. Et betalingskvittering er også uunnværlig - hvis du har et problem med varen du har kjøpt. Betalingsmottaket fungerer som kjøpsbevis, slik at du kan bytte eller returnere varene.