Nullbaserte budsjetteringsstrategier

Et nullbasert budsjett starter med en tom skifer. Hver ordrelinje krever forklaring og begrunnelse som viser at den oppfyller bedriftens nåværende behov og ressurser. Prosessen kan være detaljert og tidkrevende. Men omhyggelig planlegging reduserer prosessens tidskrav, og en teambasert tilnærming til budsjettering gir mulighet for alle ansatte til å delta og føle eierskap i selskapsmål, noe som kan være en fordel for små bedrifter og oppstart.

Fordeler med nullbaserte budsjetter

Bedrifter bruker en av to budsjetteringsmetoder, eller noen ganger en blanding av de to, for å skape budsjettene sine. Den inkrementelle budsjettmetoden multipliserer fjorårets økonomiske resultater med en prosentandel basert på bransjestrender og inflasjon for å produsere et nåværende årsbudsjett. Denne metoden har en tendens til å produsere et budsjett som gjentar det forrige året på et nivå justert av multiplikatoren. Den andre metoden, nullbasert budsjettering, gir en alternativ metode til inkremental tilnærming. Uansett tidligere resultater tvinger et selskap til å undersøke alle sine utgifter. Det leder selskapets ressurser til nåværende behov, ikke automatisk til hvor de gikk i fjor. Ledere som lager nullbaserte budsjetter, må tenke når det gjelder å skape effektivitet og nye muligheter for selskapet. Nullbasert budsjettering krever opplæringsledere å tenke strategisk, og det er avhengig av ledernes evne til å ærlig vurdere sin del av virksomheten.

Selvreddende strategi

Nullbasert budsjettering gir en mulighet til å gjennomføre selvpålagt budsjettering, en prosess som bruker enkeltpersoner på alle nivåer i selskapet for å produsere budsjettet. Denne strategien gir ansatte en følelse av eierskap i selskapets mål og det resulterende budsjettet. Forpliktelse til å møte selskapets mål øker ofte blant de som bidro til å formulere disse målene. Også de som er nærmest arbeidet har en tendens til å produsere mer nøyaktige budsjetter; Ledere fjernet fra det faktiske arbeidet kan ha urealistiske forventninger. Den selvpålagte strategien reduserer også klager om urealistiske eller ubebyrlige budsjetter som pålegges ovenfra. Mindre bedrifter og oppstart i særdeleshet kan dra nytte av denne følelsen av teamdeltakelse.

Utgifter Narrative

Nullbasert budsjettering krever rettferdiggjøre alle utgifter i selskapets budsjett. I kombinasjon med en selvopptattingsstrategi, bør ledelsen kreve at enhetslederne skriver en kort beskrivelse av hver enkelt linje i budsjettet. Få dem til å forklare hvorfor de trenger å bruke pengene, og hvordan selskapet vil dra nytte av det. Etter hvert som selskapet utvikler seg gjennom budsjettåret, har alle en klar forståelse av hva tallene på regnearket betyr. For eksempel, hvis en produksjonsleder baserer sin utgift på å bygge 5000 enheter, kan han forklare en økt kostnad ved å peke på en 6000-enhet produksjonsrute.

Administrere budsjettprosessen

Nullbasert budsjettering krever en forpliktelse av tid og ressurser som kan overstige kapasiteten til en liten bedrift. På grunn av dette kan et selskap finne det hensiktsmessig å lage et nullbasert budsjett en gang hvert par år og bruke inkrementelle budsjetter i årene mellom. Et selskap kan etablere en tidsplan hvor hver driftsenhet produserer et nullbasert budsjett en gang hvert par år, men minst én enhet produserer et slikt budsjett hvert år. Å ansette en av disse strategiene hjelper din småbedrift til å nyte fordelene med nullbasert budsjettering uten å gå gjennom prosessen hele året rundt.