Hvordan skrive standard operasjonsprosedyrer (SOP) for dokumentkontroll

Organisasjoner og selskaper av alle slag bruker dokumenter for å formidle meldinger både internt og eksternt. For en organisasjon å være effektiv, må den utvikle mekanismer for å kontrollere og organisere disse dokumentene. Faktisk gir International Organization for Standardization eller ISO retningslinjer som ikke-statlige organisasjoner kan bruke for å møte kvalitetsstandarder. Klausul 4.2.3 i ISO 9001-standarden forklarer disse retningslinjene.

1.

Forklar dokumentgodkjenningsprosessen før utstedelsen. Forklar hvem som er ansvarlig for å få et dokument godkjent, og hvem må signere dokumentet for at det skal anses godkjent. For eksempel krever noen organisasjoner en signatur fra kvalitetsbehandleren, mens andre kan kreve godkjennings signaturer fra flere personer i toppledelse stillinger, som visepresident eller president.

2.

Definer standard operasjonsprosedyrer for dokumentoppdateringer og vurderinger etter opprinnelig godkjenning. Angi om dokumenter må vurderes og oppdateres regelmessig (f.eks. Halvårlig) eller etter behov for å ta opp endringer eller mangler i dokumentene. Forklar mekanismer for registrering av dokumentrevisjonen og den påfølgende re-godkjenning av dokumenter. Mange organisasjoner krever samme signaturer for godkjenning som de gjør for den første godkjenningen av dokumenter.

3.

Skriv trinnene som trengs for å identifisere og registrere dokumentendringer på riktig måte. For eksempel kan du kreve at en revisjonshistorikk holdes med hvert dokument som viser endringene som ble gjort ved hver revisjon. Forklar systemet som brukes til å identifisere gjeldende revisjon av dokumenter, for eksempel et system med bokstaver og tall (f.eks. Rev. 23).

4.

Opprett og forklar systemet for lagring og organisering av gjeldende dokumenters revisjoner. For eksempel kan du bruke organisasjonens nettverksserver til å lagre dokumentfiler elektronisk eller mandat lagring av fysiske papirdokumenter. I hvert tilfelle forklare hvordan ansatte eller autoriserte representanter kan få tilgang til dokumentene og de tillatte rettighetene (f.eks. Utskrift eller kopiering).

5.

Forklar hvordan offisielle dokumenter skal holdes lesbare og identifiserbare. Med elektroniske dokumenter kan du for eksempel forklare filnavnet du bruker. For papirdokumenter, forklar hvordan dokumenter må håndteres og holdes brukbare (f.eks. Laminering eller gjenoppbygging av dokumenter).

6.

Opprett en del i dine SOPs dedikert til organisasjonen og tilgangskontroll av eksterne dokumenter. Lag en liste over de eksterne dokumentene du bruker (for eksempel regjerings- eller kundeopphavne dokumenter). Forklar prosedyrer for å identifisere og organisere disse dokumentene i ditt firma, og hvordan du vil holde deg oppdatert med gjeldende versjoner (f.eks. Hente regjeringsdokumenter på nettet).

7.

Skriv en metode for å identifisere utdaterte dokumenter hvis de beholdes og forhindrer utilsiktet bruk av disse dokumentene. For eksempel tømmer eller sletter noen selskaper utdaterte dokumenter umiddelbart etter å ha identifisert en gjeldende versjon. Dette forhindrer gamle dokumenter i å ligge rundt og sørger for at de ikke brukes ved et uhell.