Hvordan skrive en regional konferanse budsjett for en ideell

Mange ideelle organisasjoner bruker konferanser til å samle inn midler til foreningen, mens andre ser en konferanse som en utgift. Regionale konferanser trekker vanligvis mindre folkemengder enn nasjonale, så du må planlegge på lavere skaleskalaer. Når du lager budsjettet for møtet ditt, kan du vite at dine bunnlinjemål vil hjelpe deg med å planlegge utgifter og markedsføringsaktiviteter for å møte målene dine.

1.

Få budsjettene fra foregående konferanse, så vel som budsjetter går tilbake minst tre år, om mulig. Få kopier av alle kontrakter for hver konferanse, inkludert spillested, catering, audiovisuelt, markedsføring, høyttalere og transport. Kontakt din nasjonale organisasjon hvis du er et kapittel eller distrikt som holder en bedriftskonferanse og spør hva finansiell, markedsførings- eller logistisk støtte nasjonalt kontor gir. Spør om du har økonomiske forpliktelser til å være vert for nasjonale representanter eller fremme sponsorer.

2.

Skriv en liste over aktivitetene som skal foregå på konferansen som mandat av styret eller konferansen, og alle utgifter knyttet til disse aktivitetene. Inkludere cocktailpartier, bankett, golf eller tennisturnering, forelesninger, komitémøter, messer, ektefelle og barns aktiviteter og dans. Skriv en liste over ikke-aktivitetsutgifter, for eksempel styrets medlemskap og reise, konferansemarkedsføring, utskrift av programbøker, besøk på nettstedet, registreringsboks og leverandøroppfordring.

3.

Opprett et hovedbudsjettdokument som viser dine forventede inntekter og utgifter ned til venstre på siden. Inkluder inntektskilder som registreringsavgifter, aktivitetsavgifter, programboksannonsering, sponsorskap, messesenter, produktopplysnings muligheter og tomter. Oppgi dine utgifter med faste og variable kostnader. For eksempel vil dine audiovisuelle utgifter ikke endres med registreringsnumrene dine, men kostnaden for mat og drikke vil.

4.

Utvikle breakout-budsjetter for ulike områder av konferansen, for eksempel utdanning, underholdning, aktiviteter, markedsføring, on-site logistikk og messe. Vis kostnadene for å administrere hvert område. For eksempel kan logistikk på stedet omfatte registreringsskrivebordspersonell, walkie-talkies, merker, registreringsprogramvare, skyttelbuss og deltagerposer. Et markedsføringsbudsjett bør inkludere alt før og etter utskrift og digital reklame og kampanjer.

5.

Kontakt potensielle høyttalere eller organisasjoner som kan gi høyttalere til å avgjøre om du må betale talegebyr og eventuelle reiser, losji, måltider og tilfeldige avgifter. Kontaktleverandører som kan gi gratis høyttalere i bytte mot eksponering på arrangementet. Be om frivillige fra medlemskapet ditt som planlegger å delta på arrangementet på deres bekostning, og som er kvalifiserte eksperter og erfarne høyttalere.

6.

Lag tre kopier av budsjettet ditt slik at du kan lage scenarier basert på lav, moderat og høy oppmøte, og lave, moderate og høye inntekter. Undersøk effekten av ulike tilstedeværelsesnivåer og avgjøre hvor du trenger å kutte utgifter eller ha mulighet til å øke utgifter, basert på deltagelsesnivå og sponsordeltakelse.

Ting som trengs

• Tidligere budsjetter
• Tidligere kontrakter
• Nasjonale organisasjonskrav