Økonomisk Fax Copy Solutions for et Small Business Office

Kopiere og faksmaskiner kan være en betydelig kostnad, med noen avanserte maskiner som koster titusenvis av dollar. Å lage kopier og sende fakser kan imidlertid også være en viktig del av virksomheten din for alt fra oppbevaring og fakturering til utsendelser og leverandørkontakter. Facet med nødvendigheten av faks- og kopieringsutstyr og den høye prisen på enhetene, kan små bedrifter vurdere flere andre økonomiske muligheter for deres kopierings- og faksbehov.

Leasing av faks- og kopimaskiner

Mange små bedrifter foretrekker leasing av dyrt kontorutstyr for å redusere de opprinnelige kostnadene ved å foreta et så stort kjøp. Avhengig av servicekontrakten kan leasing hjelpe deg med å unngå bekostning av å reparere kopierings- eller faksmaskinen når det oppstår problemer. Dette er en spesielt verdifull fordel ved kopimaskiner som, på grunn av den mekaniske belastningen av så mange følsomme bevegelige deler, er utsatt for funksjonsfeil. Noen kontorutstyrsleasingfirmaer gir også sine kunder rabatter på tilbehør eller gjenstander som tonerkassetter.

Grunner til å kjøpe rett

Selv om leasing gir finansiell stabilitet gjennom faste månedlige innbetalinger, kan det være et dyrere alternativ over tid for enkelte små bedrifter. Bedrifter som ikke bruker faks- og kopieringsutstyr ofte eller intensivt nok til å risikere store skader eller gå gjennom mye toner, kan finne det enklere å kjøpe et grunnleggende system direkte. For små bedrifter med et stramt budsjett kan ulike finansieringsmuligheter redusere de opprinnelige kostnadene, og noe dypt nedsatt bruktutstyr kan være tilgjengelig fra andre lokale bedrifter.

Workflow Solutions

De billigste faks- og kopimaskinene er de som du ikke kjøper. Før du haster med å kjøpe eller leie en maskin, må du kontrollere at du trenger den, og kan ikke erstatte sine funksjoner med annet utstyr og prosesser. Å sende PDF-fakturaer og kommunisere med kundene og leverandørene dine digitalt, for eksempel, kan helt fjerne behovet for en faksmaskin. En rimelig billig skanner kan også hjelpe deg med å lage digitale kopier av dokumenter, slik at en skriver kan erstatte rollen som en kopimaskin. Ta hensyn til kostnadene og fordelene ved disse alternativene, beregne kostnadene per side for utskrift kontra kopiering - som varierer mye avhengig av utstyret ditt - for å bestemme det beste alternativet for din småbedrift.

Internett Faks Tjenester

Når det gjelder faksmaskiner, kan en Internett-faks-tjeneste være et praktisk og økonomisk alternativ for enkelte små bedrifter. Operatører som FaxZero, Nextiva, MyFax og eFax gir deg en konto og et faksnummer for å motta fakser, men du mottar fakser som et digitalt dokumentformat. Du kan også sende digitale dokumenter som skal skrives ut fra en faksmaskin på mottakersiden. Disse tjenestene hjelper deg med å unngå bekostning av å kjøpe en faksmaskin og rekvisita. Grunnleggende serviceplaner varierer fra $ 14 til $ 20 per måned.