Hvordan skrive et møteinnkalling

Å skrive en møteopplysning tar mer enn å skrive tid, sted og hva som blir dekket. Dine medarbeidere kan være opptatt, ikke pålagt å delta eller ha noen andre grunner til at de ikke kommer til møtet, så du vil sørge for at kunngjøringen maksimerer oppmøte. Å dekke alle grunnleggende vil hjelpe deg med å få flere kropper i stoler hvis du trenger en god turnout.

1.

Begynn med årsaken til møtet. Du kan være innbydende arbeidstakere som vanligvis ikke er involvert i møtemålet, og de kan feilaktig tro at møtet ikke har noen fordel for dem, med mindre du starter med årsaken til møtet. For eksempel kan programmører kanskje ikke fullføre å lese en møtemelding om et finansmøte. Hvis møtet vil fokusere på nye maskinvarekjøp, som krever programmeringsinngang, får du den informasjonen i begynnelsen av annonseringen.

2.

Inkluder de fem Ws. Gjør det enkelt for deltakerne å samle logistikkinformasjonen fra kunngjøringen din ved å bryte den ut med punktliste hvem, når, hvor, hvorfor og hvilke seksjoner. Hvis du bruker dette som din eneste formatering, sett tid, dato og sted sist, etter at du har overbevist folk om å komme.

3.

Gi negative resultater av nonattendance. Øk betydningen av meldingen din ved å inkludere ulemper ved nonattendance og møtet som ikke oppnår sine mål. Hvis det for eksempel nok programmører ikke er til stede i møtet, kan dette resultere i å forsinke kjøp av ny maskinvare eller ikke-programmører som bestemmer hvilken maskinvare selskapet skal kjøpe.

4.

Fortell hvem som ber om møtet. Arbeidstakere vil ikke gå glipp av et møte deres direkte overlegen eller et selskap som bigwig ringer. Hvis personen som ringer møtet er viktig, inkludere den i kunngjøringen.

5.

Be om en RSVP. Du kan få lav deltagelse hvis du planlegger møtet på en dårlig tid for potensielle deltakere. Du kan også få lav oppmøte fordi arbeidstakere misforstod meldingen din. Når du ber om RSVP, kan du avgjøre om du feilaktig kommuniserte meldingen eller planlagt møtet ditt på en dårlig tid. Gi kontaktinformasjon, inkludert telefonnummer og e-postadresse.

6.

Ta med et anrop til handling. Mange bruker teknologi til å planlegge avtaler eller ha annen måte å merke viktige datoer på, for eksempel en vegg- eller skrivebordskalender. Ta med en forespørsel til inviterte at de noterer møtet nå, slik at de ikke glemmer det. Dette kan gjøre det mer sannsynlig at folk som har tatt beslutningen om å delta, basert på din kunngjøring, umiddelbart planlegger arrangementet.