Effektiv kommunikasjon og presentasjoner

Enten du rapporterer om et prosjekt som er ferdig, legger noe til dine ansatte eller gjør presentasjon til kunder, er prinsippene for effektiv kommunikasjon det samme. Fokus på organisasjonen av meldingen din vil hjelpe deg med å presentere hva du har å si og få folk ombord med dine ideer og forslag.

Publikum

Det første trinnet i å skape en effektiv presentasjon er å analysere publikum. Dette betyr å gå utover hvem de er og tenke på hva deres ferdigheter, behov og interesser er. For å få folk til å kjøpe inn i det du presenterer, må du gi dem en fordel. Med medarbeiderne kan dette bety at arbeidsbelastningen blir enklere gjennom nye systemer du foreslår eller hjelper selskapet med å redusere kostnader og øke fortjenesten - noe som betyr mer jobbssikkerhet for dem. Kundene dine ønsker fordeler som forbedret kvalitet, reduserte leveringstider, økt salg, høyere fortjeneste og bedre kundeservice.

Hensikt

Før du begynner å lage en presentasjon, oppgi de formålene du har i rekkefølge av betydning. En vanlig feil av presentatører er å fokusere på hva de vil komme ut av presentasjonen, for eksempel en selger som håper å inngå en kontrakt. I stedet fokusere på hvilke fordeler du vil gi til publikum først, som vil bidra til å konvertere dem til partnere som vil hjelpe deg. Når du har kjennskap til dine formål, vil du vite hvordan du starter og avslutter presentasjonen, lovende en fordel ved starten av samtalet ditt, og deretter gjentar det på slutten.

Presentasjonsstruktur

Presentasjonen din bør følge en tre-trinns tilnærming som begynner med å fortelle publikum hva de skal høre og hvorfor det er viktig for dem. Når de er interessert i å høre informasjonen, vil de være klare til å snakke. Den andre delen av presentasjonen din skal levere det du har lovet. Det er her du gir detaljene for å støtte åpningsloftet ditt. Slutt presentasjonen med et sammendrag og en oppfordring til handling, og minnes målgruppen din om fordelene du lovet i begynnelsen av snakk og fortelle dem hvordan de kan få det.

Presentasjonstips

Legg til visualer i presentasjonen din for å hjelpe publikums medlemmer til å se sammenstillinger eller konkrete opplysninger i stedet for abstrakte begreper. Avhengig av nivået på teknologisk kompetanse kan du bruke et tørrbrett, flipover, tegninger, illustrasjoner, et lysbildefremvisning eller en PowerPoint-presentasjon. Still spørsmål under presentasjonen for å trekke publikum inn. Dine spørsmål skal være enkle og generere svarene du vil ha, og kanskje bare prøve å få publikum til å bli en del av prosessen og muntlig være enig med deg. Hold en spørsmål og svar periode på slutten av presentasjonen for å sikre at ingen forlater med spørsmål eller misforståelser om informasjonen. En Q & A-sesjon gir deg muligheten til å høre tvil eller innvendinger og eliminere dem umiddelbart.