Slik kontrollerer du arbeidsmetoder

Arbeidsformer er prosessene der bedrifter utfører oppgaver. Imidlertid er slike metoder ikke alltid optimale: De kan være ineffektive, uklare, manglende trinn eller antikviteter. Dobbeltkontrollerende arbeidsmetoder gjør at organisasjonen kan forbedre eller endre slike prosesser. Denne typen revisjon krever imidlertid samarbeid fra mange parter, fra ledelsen til deres underordnede. I noen tilfeller kan du oppleve motstand når du endrer arbeidsmetoder.

1.

Gjennomgå alle retningslinjer og prosedyrer knyttet til arbeidsmetoden. Samle opp treningshåndbøker, notater om stillingsplikt og stillingsbeskrivelser. Bekreft at du kunne utføre oppgaven gitt materialene til hånden. Hvis oppgaven ikke kan utføres med den oppgitte informasjonen, må du endre materialet for å inkludere flere trinn som ikke er skissert i dokumentene. Følg opp med ansatte angående hvordan du utfører oppgaven hvis informasjonen mangler.

2.

Verifiser prosedyrene med ledelsen som har ansvaret for å implementere de skisserte oppgavene. Ring et møte og gå over hvert av trinnene som allerede er oppført i tillegg til noen av retningslinjene lagt til for klarhetens skyld. Oppgi alle arbeidstakere som er involvert i å utføre hver jobbfunksjon. Planlegg en tid til å observere sitt arbeid for å gjennomgå arbeidsmetodene. Be ledelsesgruppen om innspill om implisitte forventninger til arbeidstakere som ikke er oppført i retningslinjene: Slike forventninger kan ankomme tidlig for å rense utstyr eller kassere materialer etter at en prosess er ferdig.

3.

Se på arbeiderne som utfører den relaterte oppgaven. Opprett eventuelle trinn som ikke er oppført i dokumentasjonen for arbeidsmetoden. Legg også merke til avvik, snarveier eller andre uoverensstemmelser. Spør medarbeideren hvor hun lærte eller utarbeidet skritt som ikke er nevnt i de skisserte arbeidsmetodene. Dokumentere om slike avvik forbedrer eller forringer kvaliteten på jobbprestasjonen.

4.

Relé forskjellen i arbeidsmetoder med ledelsen. Koordinere revisjonen av arbeidsmetoden med veileder og underordnede. Carlos Moore, forfatter av boken, Small Business Management, kommenterer hvor mange organisasjoner som danner "kvalitetssirkler" eller grupper av arbeidere som møtes rutinemessig for å diskutere kvalitetsproblemer og forslag til forbedringer. Få tilbakemelding fra begge parter om forskjellene i de dobbeltkollerte arbeidsmetodene. Om nødvendig, motta tilleggsinngang fra eksterne kilder som handelspublikasjoner, konsulenter og andre fagfolk angående de beste måtene å utføre metodene som er skissert.

5.

Utfør oppgaven på nytt ved hjelp av de reviderte arbeidsmetodene. Hvis oppgaven ikke utføres med større effektivitet og forbedring enn den tidligere metoden, må du kontrollere metodene og rette opp noen av problemene.

6.

Skriv om arbeidsmetodene basert på innspill fra begge parter. Send notater til alle ansatte som overfører endringene.

Tips

• Vurder å dobbeltsjekke arbeidsmetoder som en del av et lag. Samle ytterligere revisorer med ferdigheter i hver av oppgavene som blir gjennomgått. Matt Seaver, forfatter av boken, "Gower Handbook of Quality Management, " forklarer at et team av revisorer med ulike funksjoner gir en mer avrundet vurdering av metodene ved hånden.