Hvordan skrive et brev som sier at en ansatt ikke lenger jobber der

Til tross for din beste innsats, er det sannsynlig at en av dine ansatte på et tidspunkt i bedriften din vil forlate selskapet. Om ansatt slutter for større muligheter eller blader på grunn av oppsigelse, kan du i begge tilfeller skrive et brev som sier at en ansatt ikke lenger jobber i organisasjonen.

Kjenn brevets mål

Denne formelle varsel er noen ganger skrevet for å kunngjøre til arbeidsplassen at den ansatte har forlatt selskapet. Men i de fleste tilfeller er det et brev du skriver til leverandører, kunder og klienter, slik at de blir oppmerksom på at arbeidstaker ikke lenger representerer virksomheten din, og er ikke lenger autorisert til å sende inn bestillinger eller utføre tjenester på dine vegne. Hold oppmerksomheten til dette publikum når du skriver brevet.

Tonen i brevet ditt vil avhenge av de spesifikke omstendighetene til ansattes avgang, men det er viktig at du først opplister målene for brevet. For eksempel kan dine mål være å informere kunden om ansattes avreise og også for å forsikre klienten om at du har funnet en ny person å overta sin konto slik at ting forblir det samme. Hvis medarbeideren signerte en ikke-avslørende avtale, kan målet ditt også inkludere å informere kunden om dette, slik at det ikke skaper en vanskelig situasjon i fremtiden.

Lag et arbeidstrykk

Din første setning bør styrke din forpliktelse til å yte enestående service. For eksempel kan du skrive: " Ved XYZ mener vi at det å gjøre våre kunder lykkelige og sikre er vår første prioritet, og vi har brukt mange år på å sikre at din erfaring med oss ​​er førsteklasses til enhver tid. "Du bør da informere klienten om at arbeidstakerne er avgang fra firmaet ditt.

Du kan velge å inkludere årsaken fra tilfelle til sak. For eksempel, hvis din medarbeider forlater fordi en ektefelle mottok et fantastisk tilbud i en annen by, kan du nevne dette som det kaster medarbeideren i et positivt lys. Etter at du har forklart arbeidstakerens avreise, vil du kanskje identifisere den ansatte du har tildelt å ta ansvar for kundens konto og gi personens kontaktinformasjon.

For eksempel kan du skrive: " Jeg har tildelt Medarbeider Y å overta kontoen din, og jeg er sikker på at hans kompetanse og kunnskap om dine ønsker og behov vil gjøre denne overgangen så sømløs som mulig. Du kan kontakte Medarbeider Y på 555-555-5555 eller via e-post på [email protected]. ”

Forsikre kunden

Deretter berolg dine kunder om at du verdsetter deres virksomhet og at du er tilgjengelig for å svare på eventuelle spørsmål eller adresse eventuelle bekymringer. For eksempel kan du skrive, " Selv om Employee X ikke lenger er med selskapet, være trygg på at vi vil fortsette å gi deg den fremragende servicen du har kommet til å forvente. For å sikre at det ikke er noen problemer, vennligst kontakt meg via e-post eller telefon hvis du har problemer, bekymringer eller spørsmål under denne overgangen. Jeg er også glad for å arrangere et personlig møte hvis det ville være mer behagelig for deg . "

Proofread og revidere brevet

Gi brevet til ledende ansatte som du stoler på, slik at de kan korrekturlese og gjennomgå brevet. Det er en god ide å få den nye kontaktpersonen som erstatter din avgangstaker, også gjennomgå brevet. Etter at du har mottatt innspill og forslag fra dine ansatte, bør du revidere brevet til det oppfyller standarden du trenger.

Gi det reviderte brevet til de samme personene som har gjennomgått det første utkastet for å sikre at du har tatt med alle relevante detaljer og opplysninger. Tegn brevet og legg ordninger for å få det levert til dine kunder.