Hvordan skrive gode kundeservicebrev

Kundekorrespondanse kan brukes til å takke kunden for sin virksomhet, for å oppmuntre til rask betaling, å følge opp en transaksjon, eller å svare på en forespørsel eller en klage. Korrespondanse som brev og e-post, når de er sammensatt og levert med passende forethought, kan hjelpe bedriften din til å øke sitt kundeservicenivå.

Tilpass brevet

Sett deg i leserens plass. Adresse leseren personlig, ved hjelp av den andre personen, med den aktive stemmen til å ta leseren inn og få ham til å føle at brevet er skrevet spesielt for ham. Et brev som sier "du gjør oss vellykkede" har mye mer innflytelse enn et brev som sier "vi lykkes på grunn av våre kunder." Bruk riktig grammatikk, men skriv i en uformell tone når du takker en kunde for sin virksomhet eller følger opp på en kundeinteraksjon. Få kunden til å føle seg som om du har en samtale med henne.

Organiser tankene dine

Før du skriver et brev til en kunde, organisere dine tanker og avgjøre målene du vil oppnå med korrespondansen din. Hvis du skriver et salgsbrev for å markedsføre bedriftens produkter og tjenester, vil du ta med spesifikke høydepunkter av hva du kan tilby og hvordan kunden vil ha nytte. Hvis du skriver et brev for å følge opp et forslag eller en klage, må du være sikker på at du vet hva oppløsningen er før du skriver brevet. Hvis du skriver for å be om betaling, samle informasjonen du trenger angående mulige betalingsplaner og konsekvensene til kunden om å ikke betale det nødvendige beløpet. Forbered en oversikt som beskriver poengene du trenger for å dekke og følge denne oversikten når du begynner å skrive, slik at du ikke vil gi ut viktig informasjon.

Les og les bokstaven

Brevet representerer deg og din bedrift. Hvis det inneholder stavemåte eller grammatikkfeil, reflekterer det på deg og forringer vesentlig fra meldingen. Når du har skrevet brevet, korrekturlest det forsiktig for feil og les det deretter for innhold. Pass på at du har dekket relevant informasjon du har utarbeidet i din opprinnelige oversikt. Les brevet som om du var din egen kunde. Bestem om dette er typen brev du vil motta fra en bedrift som ringer deg til en kunde.

Dra nytte av det virtuelle brev

E-post har blitt en mer akseptabel form for kommunikasjon med en kunde. Behandle hver e-postmelding, akkurat som du ville skrive ut. Skriv din melding med forsiktighet, bruk riktig grammatikk, tegnsetting og hilsener. Ikke slå "send" før du korrekturleser det, akkurat som du ville ha et vanlig brev. Vurder mottakerens teknologi når du sender en e-post til en kunde. HTML-meldinger kan ikke alltid leses av hvert e-postsystem, så det kan være tryggere å sende en enkel tekstmelding. E-post er best brukt til korte meldinger. Hvis meldingen din er lang og detaljert, kan et trykt brev være det bedre alternativet. For kortere kundeservicekommunikasjon som må leveres raskt, kan e-post være en god løsning.