Hvordan skrive en forretningsaktivitetsoversikt

Hendelser beveger seg ganske fort i den daglige driften av virksomheten din. En måte å holde teamarbeidet ditt fokusert på i en felles retning er gjennom bruk av forretningsaktivitetsrapporter. Disse rapportene forteller deg hvordan nøkkelindikatorer utfører for bedriften din, og hjelper deg med å ta informerte beslutninger.

Nøkkelinformasjonen

Skrive om alt som skjer i din gjennomsnittlige dag, vil bringe aktivitetsoversikten din - og produktiviteten din - til en stillstand. Vurder hvilken informasjon som er viktig for andre i ditt firma. Å ansette en ny landscaper for kontoret er sannsynligvis ikke avgjørende for salgspersonalet, men rapportering av en stor ordre fra en ny klient vil være bemerkelsesverdig for alle. Hvis du er i produksjon, kan produksjonseffektivitet være verdifull informasjon som kan inkluderes i aktivitetsoversikten.

Hold målgruppen din i tankene

Skrive et aktivitetssammendrag for aksjonærer vil dekke forskjellige punkter enn et sammendrag for feltteknikere. Hvis sammendraget ditt er ment for et blandet publikum, bør du vurdere et format ved hjelp av seksjoner for å adressere hver avdeling. I tillegg til innhold, bør språk være passende for leseren. En aktivitetsoversikt for et høyteknologisk selskap kan for eksempel inkludere mer dataregargong enn et sammendrag beregnet for både kontor og anlegg i en produksjonsvirksomhet.

Tenk som en reporter

En forretningsaktivitetssammendrag rapporterer fakta om selskapets virksomhet. Resterende mål kan være vanskelig når du er nedsenket i handlingen, så prøv å holde rapporten basert på de fem W - hvem, hva, hvor, når og hvorfor. Mens "hvordan" ofte er inkludert i slutten av listen, kan det være unødvendig informasjon i et aktivitetsresumé. Tenk på sammendraget ditt som et historisk dokument, dagene i livet til din småbedrift, kan holde skrivingen sentrert.

Lever informasjonen din effektivt

Bruk korte setninger og avsnitt. Å lese en rapport tar tid vekk fra en arbeidstaker andre oppgaver, så din innsats for å holde aktivitetsoppsummeringen fokusert, støtter dine ansatte. På samme måte er rapportopprettingen tidvis ut av dagen. Bruk tekstbehandlingsmaler når du oppretter regelmessige aktivitetssammendrag som leser som virksomhetsrapporter. Vurder skjemaer hvis du oppsummerer de samme dataene regelmessig. F.eks. Fyller du i boksene "Ukentlig salgsinntekt" og "Gjennomsnittlige enheter per time", og tar mindre tid enn å skrive en setning eller to for hver rapport.