Hvordan skrive et budavvisningsbrev

Selv om det ikke er lett å slå en entreprenør eller et firma ned for en jobb, er det riktig å gjøre det riktig å informere dem om situasjonen. Skrive et brev er en profesjonell, men ikke-konfronterende måte å kommunisere med selskapet. Tonen i brevet skal være høflig og forklare hvorfor budet ble avslått. Hold forholdet minnelig ved å indikere et håp for fremtidig samarbeid til tross for at denne situasjonen ikke virker.

1.

Formater brevet med en profesjonell tone og struktur. Bruk firmaets brevpapir, sett datoen øverst og ta med navnene og adressen til budgivningsfirmaet. Skriv en passende hilsen, for eksempel "Kjære Mr. Jones."

2.

Takk selskapet for deres bud. Angi prosjektet og datoen for det aktuelle budet. Hvis du har flere prosjekter på en gang, kan noen selskaper ha sendt inn mange bud. Pass på at de forstår det spesifikke budet som blir nektet.

3.

Kompliser entreprenøren på deres forslag, tidligere arbeid eller omdømme. Finn noe hyggelig å si om selskapet, slik at brevet forblir høflig og positiv.

4.

Avvis budet. Forklar årsaken til avslaget, for eksempel den anslåtte kostnaden var for høy eller at et annet selskap hadde mer erfaring med prosjektets detaljer. Du kan også si om det var noe galt med budet, noe som kan hjelpe entreprenøren til å unngå å gjøre den samme feilen i fremtiden. Budgivningsfirmaet kan for eksempel bruke flere lag av underleverandører, en faktor som ikke fungerte bra for deg.

5.

Lukk brevet ved å si at du ser frem til å muligens arbeide sammen i fremtiden. Det kan være god forretningspraksis å alltid holde døren åpen for fremtidige muligheter; du vet aldri når denne entreprenøren vil være perfekt for et oppdrag nedover veien.

6.

Slutt brevet med en ordentlig lukking, for eksempel "Vennlig hilsen." Skriv brevet for å gjøre det offisielt, så vel som å vise et personlig preg.

Advarsel

• Send alltid et offisielt budsjef i stedet for bare å ringe til entreprenøren eller firmaet. Å ha avslaget skriftlig unngår forvirring hvis den avviste parten forsøker å ta skritt mot virksomheten din motsatte det var en kontrakt eller et løfte om arbeid.