Slik viser du en global adresseliste i en Outlook-kontaktmappe

Hvis bedriften din er vert for sitt e-postsystem ved hjelp av Microsoft Exchange, har du fordelen av en sentralt administrert adressebok som heter Global Address List, eller GAL. Vedlikeholdt av IT-avdelingen din og lagret på Exchange-serveren inneholder GAL vanligvis navn, adresser og e-postinformasjon for alle i organisasjonen din med e-postadressen til bedriften. Hvis bedriften din flytter fra Exchange til et annet e-postsystem, eller hvis du vil ha en raskere responstid når du adresserer e-post, kan du også legge til elementer fra GAL til din lokalt lagrede kontaktmappe i Outlook.

1.

Start Outlook og klikk "Ny" for å åpne et nytt e-postvindu.

2.

Klikk på "Adressebok" -knappen, og velg deretter "Global Address Book" fra rullegardinmenyen "Adressebok".

3.

Fremhev alle oppføringene du vil eksportere til din lokale kontaktmappe. For å eksportere hele GAL, trykk "Ctrl-A" for å velge alt, inkludert eventuelle distribusjonsgrupper. For å velge et område, klikk på det første elementet i området, hold nede "Shift" -tasten, og klikk deretter på det siste elementet.

4.

Høyreklikk på de uthevede elementene og velg "Legg til i kontakter." Prosessen kan ta noen minutter, avhengig av antall oppføringer du har valgt og nettverkstilkoblingshastigheten.

Ting som trengs

• Microsoft Exchange-e-postkonto

Tips

• Når du kjører i Cached Exchange Mode, laster Outlook ut en kopi av postkassen og GAL fra Exchange-serveren for offline bruk. Vanligvis er serveren satt til å skyve ut oppdateringer til GAL automatisk hver 24. time. Mens aktivering av bufret utvekslingsmodus ikke lagrer en kopi av GAL-oppføringene i den lokale kontaktmappen din, gir den deg offline tilgang til GAL. Hvis Exchange-administratoren har aktivert bufret utvekslingsmodus på serveren, kan du dra nytte av funksjonen ved å klikke "Fil | Kontoinnstillinger | Kontoinnstillinger ... | E-post-fanen. "Velg din konto, klikk" Endre ", og merk av i boksen ved siden av" Bruk bufret utvekslingsmodus. "Start om Outlook for at endringene skal tre i kraft.

advarsler

• Eventuelle tillegg eller oppdateringer som Exchange-administratoren din drar ut til GAL, påvirker ikke listen over lokale kontakter. Derfor, hvis du planlegger å bruke din lokale kontaktliste i stedet for GAL, planlegger du å gjenta denne prosessen med jevne mellomrom for å sikre at kontaktlisten din holder seg oppdatert.
• Informasjonen i denne artikkelen gjelder for Microsoft Outlook 2010 og Microsoft Exchange Server 2010. Prosedyrene kan variere noe eller betydelig med andre versjoner.