Slik bruker du betalingsperiodediagrammer

Betalingsdiagrammer hjelper arbeidsgivere - og ansatte - å vite når ansatte blir betalt, vanligvis hver uke, hver uke eller månedlig. Noen betalingsperioder kan vare i tre uker. Skoler distrikter bruker for eksempel slike diagrammer til å beregne lønnsperioder og utgifter og for å la ansatte få vite når de må sende tidsskrifter. Små bedrifter kan bruke lønnsdiagram for å tydelig la ansatte få vite begynnelsen og sluttdatoen for spesifiserte lønnperioder og å holde oversikt over hvilke dager ansatte jobber i disse perioder.

1.

Angi en angitt tidsperiode for lønnsperioden. For eksempel, hvis du bestemmer deg for at betalingsperioden varer i fire uker, kan lønningsperioden løpe fra 19. juni 2011 til 17. juli 2011. Det vil bety at lønnsperioden begynner 19. juni og inkluderer alle arbeidsdager opp til og med sluttidens sluttdato - 17. juli, som ville være "cutoff" -dagen for lønnsperioden.

2.

Har hver ansatt fylle ut et tidsskema som viser de dagene hun jobbet i løpet av den angitte tidsperioden. Dette kan være en enkel kalenderoppføring arbeidsdager i den angitte tidsperioden. Arbeidsgiveren ville da fylle ut hver dag hun jobbet eller indikere om hun var fraværende. Har en veileder av arbeidstaker signere tidsskriftet. Alternativt kan ansatte "klokke inn" ved hjelp av et tidskort og en tidsklokke, som du ville ha installert.

3.

Angi en dato for tidsskriftet som skal sendes inn til en lønns- eller regnskapsavdeling. Ideelt, selv i en liten bedrift, bør denne dagen være en dag eller to etter slutten av tidsperioden, dersom den ansatte er syk på den siste dagen i tidsperioden. Ved hjelp av eksemplet fra trinn 1, hvis betalingsperioden slutter 17. juli, er dagen alle lønnsrapporter eller tidsskrifter på grunn av lønn eller regnskap kan være 19. juli. For å gi regnskapsføreren eller lønnslederen tid til å behandle rapportene eller tidsark, angi en tidsfrist i løpet av dagen for å slå inn rapportene - for eksempel klokken 12.00.

4.

Bruk forskjellige fargerte symboler hvis ansatte blir betalt med ulike intervaller, for eksempel om noen arbeidstakere blir betalt hver uke og andre blir betalt månedlig. Bruk gule firkanter, for eksempel for timepersonell som blir betalt to ganger og grønne trekanter for lønnede ansatte som betales månedlig. Alternativt kan du bruke forskjellige fargete symboler for å indikere ulike ting på lønnsdiagrammet, for eksempel en svart sirkel for slutten av en betalingsperiode, en grønn trekant for helligdager og en rød boks for å representere betalingsdagene.

Tips

• Etter utløpet av hver betalingsperiode, når tidsskema eller lønnsrapporter er blitt slått på, må bokholderen eller lønnslederen sjekke hver rapport mot de spesifikke dagene i betalingsperioden. Hvis det er uoverensstemmelser, spør veileder og / eller ansatt for å fjerne dem.