Slik arkiverer du en I-9

Arbeidsgivere bruker en skjema for ansettelsesberettigelse, også kjent som Form I-9, for å bevise at de har sjekket innvandringsstatusen til hver ansatt. Arbeidsgivere må ha fullført I-9 på hver arbeidstaker uavhengig av arbeidstakerens statsborgerskap. Mens arbeidsgivere ikke trenger å legge inn skjemaet med et myndighetsorgan, må de beholde skjemaet i medarbeiderens fil i opptil tre år.

Akseptabel dokumentasjon

Dokumentasjonen akseptert av regjeringen som bevis på at søkeren er lovlig i USA, må bevise søkerens identitet og at han er autorisert til å jobbe i landet. Eksempler på dokumenter som beviser begge, er et amerikansk pass, et utenlandsk pass med midlertidig arbeidstillatelse, et permanent oppholdskort, et utlendingskort for utlending og et arbeidstillatelsesdokument som har et bilde av søkeren. Søkeren kan gi dokumenter som viser sin identitet, for eksempel førerkort, ID-kort, ID-kort, skole ID-kort eller velgerens registreringskort sammen med dokumenter som viser at han er kvalifisert til å jobbe i USA i stedet for et enkelt dokument hvis nødvendig. Eksempler på dokumenter som viser at arbeidet er kvalifisert, inkluderer hans personnummer, fødselsattest og ID-kort.

Fullfører I-9

Søkeren må fylle ut den første delen og signere skjemaet. Hvis søkeren ikke kan lese engelsk eller fullføre sin del, kan en preparat / oversetter hjelpe ham etter at sertifiseringen er fullført under Seksjon 1. Søkeren må fortsatt signere skjemaet selv. Arbeidsgiveren må oppgi dokumentene som brukes til å verifisere søkerens identitet og arbeidskompetanse og signere skjemaet. Lag kopier av søkerens verifikasjonsdokumentasjon for å holde med skjemaet.

betraktninger

Det er opp til ansatt å velge dokumentene som viser sin identitet og kvalifikasjon. Arbeidsgiver kan ikke be om visse dokumenter over andre på listen. En spansk versjon av skjemaet er tilgjengelig, men bare arbeidsgivere og ansatte i Puerto Rico kan bruke den. Mens arbeidsgivere i USA kan bruke skjemaet til referanse, må den arkiverte kopien være på engelsk. Hvis søkerens dokumentasjon har en utløpsdato, må arbeidsgiveren fullføre seksjon 3, og oppgi utløpsdatoen. Arbeidsgiver må gi ny dokumentasjon når de originale dokumentene utløper for å opprettholde arbeidsberettigelse.

Arkivere I-9

Arbeidsgivere må fylle ut I-9 i en ansattsfil og beholde dem i tre år dersom medarbeider fortsetter å jobbe. Hvis arbeidstakeren slutter å jobbe, må arbeidsgiveren holde I-9 i ett år. Oppbevar dine medarbeiderfiler på et sikkert sted, og begrens andres tilgang til dem på grunn av konfidensiell informasjon de inneholder. Regjeringen tillater arbeidsgivere å beholde papirformularen eller en elektronisk kopi. Hvis arbeidsgiver velger å lagre skjemaene elektronisk, må han sikre sikkerheten til informasjonen og gjennomføre prosedyrer for å dokumentere eventuelle endringer i skjemaet.